Cómo hacer el análisis organizacional de una empresa

El éxito de las empresas se debe en mayor medida a sus características internas: es dónde radica su genuinidad y valor. Por ello has de poner especial interés en el análisis interno.

El mercado cada vez es más competitivo y cambiante, obligando a tu empresa a estar en proceso de innovación permanente para mantener o crear tu ventaja competitiva.

Para ello, debes realizar un análisis en profundidad de estas tres áreas:

• Económica.
• Organización.
• Marketing.

Debes realizar, por tanto, tres análisis mensuales:

• Análisis económico.
• Análisis de organización.
• Análisis de marketing.

En este artículo vamos a trabajar el análisis de organización, que te descubre qué está pasando dentro de tu negocio, a través de tus procesos de trabajo y equipo.

Con la información obtenida podrás optimizar el funcionamiento, aplicar innovación y ser más rentable.

¿Sabes cómo realizar el análisis de organización de tu negocio? ¡Aquí te muestro cómo! Share on X

1.         ¿Qué es el análisis interno?

El análisis interno es un proceso de conocimiento de tu negocio necesario para tu mejora y crecimiento, gracias al cual podrás definir tu ventaja competitiva.

Para competir en el mercado es muy importante que descubras cuál es tu ventaja competitiva con respecto al resto de empresas, tu competencia, para sacar el máximo partido de ella.

1.1.    Objetivo del análisis interno

El objetivo del análisis interno es trabajar para crear o detectar la ventaja competitiva de tu negocio.

1.1.1.        ¿Qué es una ventaja competitiva?

Ventaja competitiva es aquel atributo que te hace destacar sobre tu competencia.

Las características de una ventaja competitiva son:

• No puede ser copiada.
• No puede conseguirse en el mercado.
• Ha de ser de tu exclusividad.

Tu foco ha de estar puesto conservar tu ventaja competitiva y mejorarla, para que la diferenciación frente a tu competencia sea aún mayor.

Gracias al análisis interno tendrás identificada tu ventaja competitiva.

2.         ¿Qué es el análisis organizacional?

Es importante realizar el análisis de tu organización para tener una visión desde dentro.

Siempre has deseado crecer en tu negocio, pero cuando tus ventas empiezan a aumentar tus problemas no desaparecen, todo lo contrario, se multiplican. No sabes por qué, pero todo es un caos, te pasas el día apagando fuegos y terminas con la sensación de no haber hecho nada de todo lo que tenías previsto hacer.

Con este análisis podrás:

• Crear tu equipo y delegar.
• Optimizar tus procesos de trabajo.
• Identificar tu ventaja competitiva.

Para evitar este “caos” es necesario que analices de forma permanente cómo trabaja tu negocio y aplicar mejoras con la información obtenida, como:

• Reducción de los proceso de trabajo.
• Elección de las personas adecuadas a tu equipo.
• Optimización de las funciones de cada persona.
• Dar velocidad a los canales de comunicación.
• Aumentar tu ventaja competitiva.

2.1.    ¿Qué es un plan de organización?

El plan de organización es un documento que organiza una empresa, el cual diseña la optimización de la estructura interna de tu empresa a nivel de procesos y personas.

En el plan de organización se trabajan dos áreas:

• Procesos: analiza cómo se desarrollan las actividades de tu empresa y la relación que existe entre ellas para aportar valor a tu producto o servicio. Utilizarás la cadena de valor para trabajar esta parte.
• Personas: analiza cuáles son los departamentos, funciones y personas, además de las categorías profesionales, escalas salariales (fijas y variables), futuras necesidades de personal, normativa interna, etc. Utilizarás el organigrama para trabajar esta parte.

3.         ¿Cómo se hace un análisis organizacional?

El objetivo del análisis de la organización es tener claros cuáles son los recursos que dispones en tu empresa y cómo se están utilizando.

Vas a utilizar estas tres herramientas para hacerlo:

• Método ARC o análisis de recursos y capacidades.
• Organigrama.
• Cadena de valor.

Todo esto te ayudará a tener una visión estratégica sobre:

• Recursos disponibles.
• Innovación en procesos y personas.
• Competitividad frente a tu competencia.

4.         Método ARC o análisis de recursos y capacidades

El método ARC o análisis de recursos y capacidades tiene como objetivo identificar el potencial de tu empresa para establecer tu ventaja competitiva.

4.1.    ¿Qué es ARC?

Gracias al ARC reconocerá cuál es la ventaja competitiva sostenible y te hacen sobresalir de tu competencia, tras identificar y evaluar del potencial de los recursos y las capacidades que tu empresa posee.

4.2.    ¿Cómo hacer un análisis de recursos y capacidades?

Para hacer el ARC en tu empresa debes seguir los siguientes pasos:

4.2.1.        Paso 1: identificar tus recursos

• Recursos tangibles: son los recursos que puedas tocar:
  • Físicos: maquinaria, vehículos, equipos informáticos, instalaciones, locales, etc.
  • Financieros: dinero disponible, derechos de cobro o líneas de financiación.

• Recursos intangibles: son recursos que no puedes tocar:
  • RRHH: el conocimiento y saber hacer de tu equipo.
  • Marca: prestigio y autoridad de tu empresa.
  • Tecnología: herramientas utilizadas el tus procesos de trabajo.

4.2.2.        Paso 2: identificar tus capacidades

• Capacidades: son de carácter colectivo, están ligadas a las habilidades de tu equipo al colaborar entre sí.
  • Colectivas: son  las habilidades del equipo para realizar actividades o resolver conflictos, ser mejor que tu competencia.

Las capacidades son de carácter colectivo no individual, las capacidades individuales son recursos y no capacidades.

4.2.3.        Paso 3: análisis de tus recursos y tus capacidades

Haz un análisis estratégico de tus recursos y capacidades.

¿Cómo haces un análisis estratégico? Tienes que valorar la aportación que hace cada uno de tus recursos o capacidades a tu ventaja competitiva, porque no todos contribuyen o suman a ella.

Un recurso o capacidad que constituye una ventaja competitiva es porque realmente es mejor los de tu competencia, y no lo puede imitar o conseguir en el mercado.

4.2.4.        Paso 4: mejorar tu ventaja competitiva

Con los datos del análisis estratégico de tus recursos y capacidades, tienes que tomar la decisión de:

• Crear una nueva ventaja competitiva.
• Mantener tu ventaja competitiva actual.

5.         Organigrama

A continuación te cuento todo lo que necesitas saber sobre el organigrama de una empresa.

5.1.    ¿Qué es un organigrama?

El organigrama es un esquema visual de la organización de tu empresa.

Por ello es importante especificar cuáles son las tareas a llevar a cabo en la empresa, así como las personas mejor preparadas para ejecutarlas.

El organigrama tendrá que ser flexible con el fin de poder adaptarse a las necesidades organizativas de cada momento.

5.2.    ¿Cómo se hace?

Este es un organigrama según la cadena de valor de una empresa de venta de producto/servicio:

5.3.    Ejemplo de un organigrama

A modo de ejemplo, aquí tienes un organigrama completo por departamentos, siguiendo el esquema de la cadena de valor:

Esto es un ejemplo. no tienes que tener todos estos departamentos, o puede que no encuentres algunos que tú tienes y no estén en el ejemplo anterior.

• Si no tienes alguno de estos departamentos en tu empresa, porque es pequeña o tu actividad no lo requiere, elimínalo directamente.
• Si tienes más departamentos en tu empresa, porque por tamaño es necesario o tu actividad lo necesite, añádelos directamente.

6.         Cadena de valor

Vamos a ver todo lo que necesitas saber sobre el concepto de cadena de valor.

6.1.    ¿Qué es?

La cadena de valor es una herramienta de análisis interno que te ayuda a descubrir tu ventaja competitiva, tu valor diferenciador.

El concepto de cadena de valor nació en 1985 a partir del libro Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance, escrito por el profesor de universidad Michael E. Porter.

La cadena de valor es una herramienta de análisis estratégico que permite analizar cómo se desarrollan las actividades de una empresa y la relación que existe entre ellas para aportar valor al producto final de una empresa.

Gracias a la cadena de valor podrás dividir los procesos de tu empresa en sus diferentes actividades, examinar cómo funcionan y qué aportan de forma individual cada una de ellas para aportar valor a tu cliente.

Según Porter: “El valor es lo que la gente está dispuesta a pagar por lo que se le ofrece.”

La cadena de valor tiene por objetivo incrementar la rentabilidad de tu empresa gracias a potenciar las actividades principales, las cuales aportan mayor valor a tus clientes.

Por lo tanto, el margen te servirá para medir tu rentabilidad y ver qué resultados tienen las mejoras que aplicas en cada eslabón de ella.

Estas son las nueve actividades generadoras de valor:

• Logística interna.
• Producción y operaciones.
• Logística externa.
• Marketing y ventas.
• Servicio post venta.
• Infraestructura de la empresa.
• Gestión de RRHH.
• Tecnología e I+D.
• Compras.

El modelo de la cadena de valor de Porter se forma por nueve actividades generadoras de valor:

6.2.    ¿Cómo se hace?

Intervienen de forma directa en el valor añadido al producto final: son las denominadas actividades principales, primarias o básicas:

• Logística interna.
• Producción y operaciones.
• Logística externa.
• Marketing y ventas.
• Servicio post venta.

Participan de forma indirecta en la creación del valor añadido final: son las denominadas actividades secundarias o de apoyo:

• Infraestructura de la empresa.
• Gestión de RRHH.
• Tecnología e I+D.
• Compras.

Las actividades secundarias o de apoyo son aquellas que sirven de complemento a las actividades primarias en la aportación de valor.

Es decir, no añaden valor al producto final, pero sirven de soporte para que puedan desarrollarse y aportar valor las actividades primarias.

6.3.    Ejemplo

Aquí tienes un ejemplo sencillo de la cadena de valor de una empresa que fabrica y vende mesas de madera.

Ejemplo:

Cadena de Valor de una empresa dedicada a la fabricación y venta de mesas de madera.

7.         Conclusiones

El análisis organizacional de una empresa sirve para mejorar y optimizar los recursos.

Cuando emprendemos, todos queremos crecer y vender más, pero no somos conscientes de sus consecuencias. Crecer nos lleva a tener empleados y colaboradores que hay que formar y organizar, lo cual nos quita ese tiempo que no tenemos.

Las tres herramientas para hacer tu análisis organizacional son:

• Método ARC o análisis de recursos y capacidades.
• Organigrama.
• Cadena de Valor.

La solución a este caos es delegar de forma planificada.

Para tener tiempo para dirigir tu empresa, es fundamental delegar en tu equipo, contratando empleados o externalizar servicios. Pero tienes que hacerlo de forma ordenada y planificada. Aquí estoy si necesitas ayuda con el control financiero de tu empresa.