Costes fijos y variables de una empresa

Todas las empresas tienen costes de diferentes tipos: hay costes que se repiten todos los meses independientemente de la cantidad de ventas que se hagan y otros que dependen de la actividad del negocio. 

Esa es la diferencia entre los costes fijos y variables de una empresa, y conocerlos es mucho más importante de lo que se suele pensar, ya que sabiendo estos gastos podemos  calcular los márgenes de beneficio de nuestro producto o servicio, fijar precios y tomar decisiones que mejoren el control financiero de nuestro negocio.

Diferencia entre costes fijos y variables

Con esta rápida distinción vas a saber cómo diferenciar costes fijos y variables:

• Un coste fijo es un gasto que tiene la empresa sin importar su nivel de producción o ventas. Por ejemplo, aunque no vendas nada en un mes, el alquiler del local, el seguro o los salarios de tu plantilla tienes que pagarlos igualmente. 
• Un coste variable es el que cambia en función de la actividad. Si produces más, tendrás un gasto mayor. Si no produces, ese coste desaparece o se reduce. Las materias primas son el ejemplo más claro en empresas de productos, pero hay muchos otros que veremos más adelante.

Es importante mencionar que hay costes que tienen una parte fija y una parte variable, como lo sería una tarifa de suministro con un mínimo fijo más un consumo variable.

Tipos de costes fijos de una empresa

Dentro de los costes fijos de un negocio podemos encontrar:

Alquiler y amortizaciones

El alquiler del local, la nave, las oficinas o el espacio de coworking es un coste fijo que tienen muchas empresas: se paga cada mes con independencia de lo que facture el negocio. 

Lo mismo ocurre con la amortización de activos, como maquinaria, vehículos, equipos informáticos o las instalaciones, cuyo coste se cobra periódicamente aunque los activos se usen más o menos.

Sueldos y cargas del personal fijo

Otro coste fijo habitual son los salarios del equipo con contrato indefinido y las cotizaciones a la Seguridad Social. En empresas de servicios (consultoras, despachos, agencias, clínicas) este suele ser el coste fijo más alto, ya que el personal es el principal recurso de producción.

Suministros

La electricidad, el agua, la calefacción, el gas, el teléfono fijo o la conexión a internet tienen habitualmente una parte fija en la factura según la potencia contratada, la cuota de línea o el mínimo de consumo. Aunque el consumo real varía cada mes según el uso, los suministros se clasifican como coste fijo.

Seguros

Las pólizas de responsabilidad civil, el seguro de daños, el seguro de vehículos de la empresa o seguros de vida que estén vinculados a la financiación. Todos estos gastos se pagan igual todos los meses. 

Software y suscripciones

Pueden ser licencias de software, suscripciones a herramientas de gestión (ERP, CRM, contabilidad, diseño, comunicación interna) o plataformas de almacenamiento en la nube. Son gastos más comunes en empresas de servicios digitales.

Gastos financieros fijos

Obligaciones financieras de la empresa como cuotas de préstamos bancarios o el alquiler de equipos o vehículos.

Servicios externos

Hay muchas pymes que tienen ciertos servicios externalizados y que suponen una parte importante de los costes fijos, como la asesoría contable y fiscal, la gestoría laboral, el mantenimiento de instalaciones, la limpieza o la seguridad del local.

Tipos de costes variables de una empresa

Vamos a ver algunos costes variables que puede haber según el tipo de negocio:

Materias primas y materiales

En empresas de producción el coste de las materias primas varía directamente según las unidades fabricadas en ese mes. Por ejemplo, si produces más mesas, gastarás más madera. Es muy habitual en empresas de alimentación, construcción o fabricación de productos.

Mercancía

Es un coste propio de negocios de compraventa como distribuidoras, tiendas o importadoras, cuyo gasto varía según las ventas. 

Mano de obra variable

Es un coste que depende de la actividad, como la contratación de personal eventual, contratos por obra o trabajadores a tiempo parcial. Es muy común en el sector de la hostelería, eventos, logística o comercio estacional.

Comisiones de ventas

Las comisiones que se pagan a comerciales, agentes o plataformas de distribución son un coste variable directo: solo se producen cuando hay venta. El importe crece con la facturación y no hay gastos si no hay ingresos.

Suministros variables

Es la parte variable de los suministros, como el consumo real de electricidad, agua o gas, que varía según la producción. Por ejemplo, una fábrica que está activa las 24 horas duplica su consumo energético. 

Transporte y logística

Los costes de envío, distribución, transporte de mercancías o mensajería varían en función del volumen de pedidos. A más ventas, más envíos y más coste. En e-commerce este tipo de gasto puede representar una parte importante del coste variable total.

Costes variables en empresas de servicios

En una empresa de servicios los costes variables no son materias primas, sino recursos que se consumen según la carga de trabajo:

• Horas de personal externo o freelance que se contratan por proyecto.
• Licencias o herramientas por uso, como plataformas que cobran por número de usuarios activos o por volumen de transacciones.
• Costes de desplazamiento: kilometraje, billetes de tren o avión, alojamiento para visitas a clientes.
• Materiales específicos de cada proyecto: impresión, producción de materiales, compra de imágenes o recursos para un encargo concreto.

Cómo calcular los costes fijos y variables

Para calcular los costes fijos y variables basta con clasificar todos los gastos en una de las dos categorías y sumarlos por separado:

• Coste fijo total: suma de todos los gastos que la empresa tiene independientemente de su actividad en el período que quieras analizar.
• Coste variable total: suma de todos los gastos que han variado en función de la producción o las ventas en ese mismo período.

Ejemplo en una empresa de productos

Vamos a ver un ejemplo de cómo calcular los costes fijos y variables en una empresa que fabrica 500 unidades de producto al mes. Sus costes fijos son:

• Alquiler de la nave: 2.000 €
• Salarios fijos: 8.000 €
• Seguros y software: 500 €

Total de los costes fijos: 10.500 €

Los costes variables son.

• Materias primas: 6 € por unidad × 500 unidades = 3.000 €
• Embalaje y transporte: 2 € por unidad × 500 unidades = 1.000 €

Total costes variables: 4.000 €

Coste total del mes: 14.500 €

Coste por unidad: 14.500 € ÷ 500 = 29 €

Si el mes siguiente fabrica 800 unidades, los costes fijos se mantienen en 10.500 € pero los variables suben a 6.400 €. El coste total en este caso subiría a 16.900 €, pero el coste por unidad bajaría a 21,13 €. Ese es el efecto del apalancamiento operativo: a mayor volumen, los costes fijos se reparten entre más unidades y el margen de beneficio es mayor.

Ejemplo en una empresa de servicios

Una consultoría tiene en un mes estos gastos fijos:

• Alquiler de la oficina: 1.200 €
• Salarios del equipo: 12.000 €
• Software y suscripciones: 600 €

Total de los costes fijos: 13.800 €

En cuanto a gastos variables:

• Freelances contratados para proyectos: 3.500 €
• Desplazamientos para visitar a clientes: 400 €

Total costes variables: 3.900 €

Coste total del mes: 17.700 €

Si ese mes el negocio factura 22.000 €, el margen bruto es de 4.300 €. Si un mes tiene menos proyectos y los costes variables bajan a 1.200 €, el coste total cae a 15.000 €, pero los costes fijos se siguen manteniendo.

Conoce los números de tu empresa para tomar decisiones

Conocer la estructura de costes de tu empresa te permite saber cuánto tienes que vender para no perder dinero teniendo en cuenta el coste de producir. 

De esta manera también puedes priorizar qué costes son prescindibles cuando los números no cuadran, ya que al revisar los costes variables puede que detectes suscripciones o herramientas que no utilizas tanto como para que supongan ese coste para la empresa. 

Si quieres aprender más sobre las finanzas de tu negocio, en este blog encontrarás muchos recursos sobre gestión económica para pymes, o si lo prefieres, puedes reservar una consultoría gratuita conmigo para que veamos cómo puedes mejorar los números de tu empresa.