Plan de organización: qué es y cómo hacerlo

Cuando tus ventas empiezan a crecer, tus problemas se multiplican. No sabes por qué, pero todo es un caos. Te pasas el día apagando fuegos y terminas con la sensación de no haber hecho nada de todo lo que tenías previsto hacer.

Es fundamental delegar en tu equipo, no puedes hacer todo tú solo. Debes contratar a empleados o externalizar servicios. Pero de nada te servirá si no coordinas y planificas sus funciones y comunicación.

¿Tienes un negocio? ¿Tienes un equipo? Necesitas un plan de organización.

Esta es la herramienta que te ayuda a poner orden en tu empresa, organizando tus departamentos, al delimitar las responsabilidades y obligaciones a cada empleado y asegurar una correcta comunicación entre ellos.

1. ¿Qué es un plan de organización?

Plan organizacional, plan organizativo o plan de organización, todos estos conceptos nombran a una misma herramienta.

Es un documento que organiza una empresa, analizando su estructura interna y trabajando su optimización.

En él se trabaja el organigrama, detallando sus departamentos, funciones y personas. Además de escalas salariales (fijas y variables), futuras necesidades de personal, normativa interna, etc.

1.1 Definición

Es aquel plan que describe la estructura organizativa de una empresa y gestiona su óptimo funcionamiento.

2. Para qué sirve un plan de organización

Sirve para mejorar y optimizar los recursos de tu empresa.

Para que tu empresa sea competitiva debes analizar de forma detallada tu estructura organizativa:

• Procesos.
• Procedimientos.
• Empleados.

Esto te dará un visión estratégica sobre:

• Recursos disponibles
• Innovación en procesos y personas. 
• Competitividad frente a tu competencia.

2.1 ¿Qué respuestas consigues con el plan de organización?

Tendrás la respuesta a estas preguntas:

• ¿Qué actividades hay que realizar?

Detalla tu cadena de valor, qué procesos sigues para desarrollar tu actividad, principalmente:

• Tareas a realizar.
• Personal necesario.
• Responsabilidades.
• Estructura de mando.
• Canales de comunicación.

• ¿Cuántos empleados necesitas?

Es importante analizar el número de empleados que tienes ahora y los que realmente necesitas para desarrollar la actividad de tu empresa.

Valorar los empleados de los que dispones y los puestos de trabajo a cubrir en el futuro para crecer al ritmo que deseas, planificando el orden de entrada según las necesidades de la empresa y valorando el coste de esta inversión.

• Número de empleados actual.
• Número de empleados necesarios.
• Preferencias de entrada.
• Valoración económica.

• ¿Qué aptitudes, actitudes y habilidades necesita cada puesto de trabajo?

Es fundamental que todos los empleados de tu negocio estén alineados a los valores de la empresa para que el compromiso y la motivación sean máximos.

Además, cada puesto de trabajo requiere de unas habilidades concretas. Por ello, debes encontrar a las personas con las capacidades adecuadas.

• ¿Qué estructura de mando tienes?

El organigrama debe ser sencillo y claro, para que todos los empleados tengan claro cuáles son sus funciones, sus superiores-subordinados y a quién dirigirse para solucionar cualquier problema o proponer alguna innovación o mejora.

• Funciones y responsabilidades.
• Mandos: superiores y subordinados.
• Canales de comunicación.

3. Cómo se hace un plan de organización

Necesitas analizar la cadena de valor de tu negocio, es decir, cuál es el flujo de trabajo que te lleva a conseguir tu rentabilidad.

Tu plan recoge los procesos de trabajo de tu empresa y las personas que participan en ellos. 

¿Cómo hacerlo en tu empresa? 

• Analiza:
  • Detalla, separa y analiza, uno por uno, todos los procesos de trabajo que realizas dentro de la empresa.
  • Identifica al responsable de cada proceso, quién se encarga de desempeñar cada una de las funciones.
• Contrasta:
  • La información de tu análisis con tu equipo. Pregunta su opinión en el funcionamiento actual y sus propuestas de mejora.
• Elabora:
  • Recoge toda la información en un documento útil que puedas utilizar en tu gestión diaria.
• Comunica:
  • Es importante que todo el trabajo que realices a nivel organizativo lo traslades a tu equipo para que pueda ser implementado por todos.

Tener este plan te ayuda a organizar tu empresa por funciones y personas, estableciendo responsables y obligaciones.

 3.1 Estructura

A continuación tienes la estructura que nosotros trabajamos con nuestros clientes:

• Organigrama.
• Salarios.
• Plan de RRHH.
• Normativa interna.

3.1.1 Organigrama

El organigrama es un esquema visual de la organización de tu empresa.

Por ello, es importante especificar cuáles son las tareas a llevar a cabo en la empresa; así como las personas mejor preparadas para ejecutarlas. 

El organigrama tendrá que ser flexible para poder adaptarse a las necesidades organizativas de cada momento.

Es básico tener un organigrama que represente de forma esquemática a tu empresa.

Este es un organigrama según la cadena de valor de una empresa de venta de producto/servicio:

De forma más ampliada, quedaría este esquema:

El organigrama has de realizarlo por:

• Departamentos.
• Funciones y puestos de trabajo.
• Empleados.

Gracias al organigrama cada empleado de tu equipo sabrá cuáles son sus funciones y las de sus compañeros, superiores y subordinados.

3.1.2 Salarios

Tienes que establecer una política común para todos tus empleados de escala salarial. Es decir, establecer las categorías salariales y los sueldos correspondientes a cada una de ellas.

En este apartado debes incluir:

• Categorías salariales.
• Tabla salaria fija.
• Tabla salarial variable.
• Salario emocional.
• Subidas salariales futuras.

Con ello tendrás controlados tus costes salariales; una partida importante dentro de tu cuenta de resultados.

Sabrás cuándo tu empresa se puede permitir contratar un nuevo empleado.

3.1.3 Plan de RRHH

El plan de RRHH recoge información sobre características de los empleados de tu empresa y unos criterios homogéneos de contratación. Sirve para tener definido:

• Aptitudes, actitudes y habilidades del personal.
• Tipos de contratación.
• Tipos de retribución.
• Futuros puestos a cubrir.
• Reclutar y seleccionar.

Los objetivos a medio y largo plazo del plan estratégico de tu empresa deben estar alineados con tu plan de organización y plan de RRHH para proyectar el crecimiento de tu estructura.

El crecimiento de tu organización genera un incremento en el gasto salarial, que ha de estar recogido en tu plan financiero, pues un incremento en ventas conlleva un aumento de tu estructura y no siempre a un incremento en beneficio.

3.1.4 Normativa interna

Es recomendable tener unas normas básicas de funcionamiento por escrito y conocidas por todos los empleados, como son:

• Horario.
• Vacaciones.
• Bajas y altas médicas.
• Uso de zonas comunes.
• Normas de vestuario.

4. Ventajas de tener un plan de organización

Las ventajas para tu empresa son:

• Transparencia: al ser conocido por todos.
• Seguridad e igualdad: todos trabajan bajo las mismas reglas y normas.
• Información: directa y organizada.
• Comunicación: todos saben quién es el responsable de cada tarea o departamento y a quién pueden pedir ayuda o responsabilidades.
• Responsabilidad: todos conocen sus obligaciones y responsabilidades.

5. Desventajas de no tener un plan de organización

La falta de un plan de organización puede conducir a errores como:

• Que haya empleados que estén asumiendo más tareas de las que pueden y que, en cambio, otros puedan absorber parte de este trabajo. 
• Que haya funciones que se realicen por duplicado y otras queden sin hacer, por falta de una definición clara de tareas y personas.
• Incrementar los gastos salariales sin control e incurrir en pérdidas.
• No saber cuándo puedes aumentar tu plantilla.
• Desinformación, desconfianza y desmotivación.

6. Conclusiones

Cuando emprendemos, todos queremos crecer y vender más, pero no somos conscientes de sus consecuencias. Crecer nos lleva a tener empleados y colaboradores que hay que formar y organizar, lo que nos quita ese tiempo que no tenemos.

La solución a este caos es delegar de forma planificada.

Para tener tiempo para dirigir tu empresa es fundamental delegar en tu equipo, contratando empleados o externalizando servicios. Pero tienes que hacerlo de forma ordenada y planificada. Esto lo conseguirás gracias a tu plan de organización.

Hacer este plan es mejorar tu  competitividad en el mercado, pues analizarás de forma detallada cuál es su estructura organizativa:

• Procesos.
• Procedimientos.
• Empleados.

Hacer el plan de organización de tu empresa no representa una gran inversión económica, pero en cambio, tendrá unas consecuencias positivas en términos de rentabilidad, por optimizar tu estructura de costes y tener planificados tus procesos.

Es importante dedicar unas horas a elaborar tu plan de organización, ganarás en tiempo, salud y dinero, jajajaja. No dudes en contactar conmigo si necesitas ayuda, ya que soy directora financiera externa.