Departamentos de una empresa y sus funciones

El Blog de Ana Trenza
Ana Trenza - Departamentos de una empresa y sus funciones

Al inicio de la puesta en marcha de cualquier negocio, lo más habitual es que el emprendedor se ocupe de todas las tareas a realizar de su empresa, es decir, ocupa todos los departamentos de una empresa.

Esto se debe a la escasez de recursos económicos y el exceso de tiempo, pues al principio no hay mucho trabajo por la falta de clientes.

Cuando vas desarrollando tu actividad, creciendo en experiencia y captando nuevos clientes, tu tiempo empieza a escasear y empiezas a tener dinero de las ventas realizadas.

Es el momento de contratar a algún empleado, que te ayude a creceR y atender a todos tus clientes

Este es el proceso natural de nacimiento y crecimiento de una empresa.

En este artículo te voy a ayudar a que el crecimiento de tu empresa lo realices de forma ordenada y sostenible, con una estructura organizativa adecuada a tu tamaño, actividad y sector.

¿No sabes qué funciones tiene cada departamento de tu empresa? ¡Aquí te explico cuáles son!! Clic para tuitear

1. Definición de departamento de una empresa

El departamento de una empresa u organización es cada una de las partes en las que están divididas las actividades que realiza. El conjunto de estas actividades hacen posible el funcionamiento de la misma.

1.1. ¿Cuáles son las funciones de cada departamento de tu empresa?

Una empresa u organización está compuesta por diferentes departamentos, en cada uno de los cuales se realizan distintas tareas, y la suma de todas estas tareas permite generar todo el proceso de producción y comercialización de tus productos o servicios.

DEPARTAMENTOS FUNCIONES PERSONAS

En este artículo tienes el detalle de las funciones básicas a realizar dentro de cada departamento. Estas son orientativas, pues dependen del tipo de actividad, sector y tamaño de tu empresa, pueden variar.

2. Cómo organizar los departamentos de una empresa de forma interna

Para organizar tu empresa debes hacer tu organigrama, identificando los departamentos que tienes en tu empresa y qué persona realiza sus tareas.

Una vez tengas tu organigrama hecho, define cuáles son los objetivos y funciones de cada uno de tus departamentos, para optimizar tus recursos y conseguir tus objetivos.

El siguiente paso es realizar los protocolos de trabajo para cada puestos de trabajo que tengas dentro de cada departamento.

2.1. Departamentos de tu empresa

Estos son los departamentos más comunes dentro de una empresa:

  • Dirección General.
  • Compras.
  • Almacén.
  • Logística.
  • Producción.
  • Marketing.
  • Comercial.
  • I+D.
  • Administración y Contabilidad.
  • Finanzas y Control de gestión.
  • Recursos humanos – RRHH.

Ana Trenza - Organigrama - Departamentos

2.2. Departamentos clave dentro de tu empresa

Todos los departamentos son importantes dentro de tu empresa, pero has de prestar especial atención a estos cuatros departamentos clave:

  • Marketing
  • Comercial.
  • Administración y Contabilidad.
  • Finanzas y Control de gestión.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Ventas

Los departamentos de Marketing y de Comercial son los que generan ventas e ingresos a la empresa, sin ellos tu empresa no puede sobrevivir.

Los departamentos de Administración-Contabilidad y Finanzas-Control de gestión son los proporcionan financiación al resto, controlan los costes y miden la rentabilidad de tu empresa.

3. Funciones del departamento de compras

Las funciones del departamento de compras más comunes, son:

  • Búsqueda de proveedores.
  • Negociación con proveedores.
  • Análisis de precios.
  • Minimizar los costes de compra.
  • Control de calidad.
  • Control de gestión documental de cada compra.
  • Información en tiempo real del stock.
  • Mantener al mínimo los inventarios.
  • Gestión de pedidos de compras.
  • Estudiar tendencias del mercado.
  • Buscar alternativas fuentes de suministro.
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Compras

Su objetivo es principal es adquirir materias primas de calidad, al mejor precio y sin rotura de stock.

4. Funciones del departamento de almacén

Las funciones del departamento de almacén más comunes, son:

  • Recepción de mercancía.
  • Almacenamiento.
  • Conservación y mantenimiento de la mercancía.
  • Gestión y control de inventario.
  • Salida de mercancía.
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Almacen

Su objetivo es gestión, conservación y mantenimiento del stock.

5. Funciones del departamento de logística

Las funciones del departamento de logística más comunes, son:

  • Búsqueda de empresas de logística.
  • Negociación con empresas de logística.
  • Gestión de expediciones.
  • Trazabilidad, localización en cualquier momento.
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Logistica

Su objetivo es el cumplimiento con los plazos establecidos.

6. Funciones del departamento de producción

Las funciones del departamento de producción más comunes, son:

  • Identificación de la materia prima
  • Planificación de la producción.
  • Ejecución del proceso productivo.
  • Minimizar costes de producción.
  • Innovar y mejorar.
  • Control de calidad proceso productivo.
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Produccion

Su objetivo es la elaboración de producto o servicios, al mayor nivel de calidad posible y tiempos establecidos.

7. Funciones del departamento de marketing

Las funciones del departamento de marketing más comunes, son:

  • Creación y desarrollo del Plan de Marketing.
  • Diseño e implantación de la estrategia de marketing.
  • Gestión del Brandingmarca personal.
  • Estudio de mercado.
    • Análisis del cliente ideal.
    • Definir la propuesta de valor.
    • Análisis de la competencia.
  • Medición y seguimiento de la estrategia marcada.
  • Estrategia de producto.
  • Estrategia de precio (junto con Finanzas y Comercial).
  • Estrategia de distribución.
  • Estrategia de comunicación.
    • Desarrollo campañas de comunicación (junto con Comercial).
    • Crear calendario de eventos, ferias y relaciones públicas.
    • Crear campañas publicitarias.
    • Desarrollo web y control de posicionamiento SEO y SEM.
    • Uso de herramientas multicanal.
    • Genera estrategia de contenidos del blog.
    • Genera estrategia de redes sociales.
  • Control del presupuesto.
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Marketing

Su objetivo detectar y resolver los problemas de tus clientes, para crecer en ventas y obtener un buen nivel de rentabilidad.

Departamento clave 1: marketing

8. Funciones del departamento de comercial

Las funciones del departamento de comercial más comunes, son:

  • Presupuesto de ventas (junto con Finanzas).
  • Fijación de márgenes y precios (junto con Finanzas y Marketing).
  • Análisis de ciclos de vida de productos.
  • Agilizar rotación de stock.
  • Elaboración estrategias de captación y fidelización (junto con Marketing).
    • Captación de nuevos clientes, incrementar ventas.
    • Gestión antiguos clientes.
    • Gestión clientes actuales activos, incrementar satisfacción-ventas.
  • Desarrollo marketing relacional (CRM): gestión de base de datos incrementar ventas.
  • Realización de campañas y promociones (junto con Marketing).
  • Establecer métodos de atención al cliente y servicios de post-venta (junto con Marketing, Almacén y Logística).
  • Control de objetivos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Comercial

Su objetivo está enfocado la conseguir los objetivos de ventas fijados por la Dirección General.

Departamento clave 2: comercial

9. Funciones del departamento de I+D

Las funciones del departamento de I + D más comunes, son:

  • Identificar oportunidades.
  • Planificar la innovación.
  • Crear una cultura innovadora en productos y procesos.
  • Generar ideas de nuevos proyectos.
  • Valorar y seleccionar los mejores proyectos.
  • Desarrollo de nuevos proyectos.
  • Gestión de presupuesto.
  • Transformación digital de la empresa.
    • Trabajar el compromiso.
    • Selección y formación de personas.
    • Selección de herramientas y tecnología.
    • Externalización.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - ImasD

Su objetivo consiste en estar en constante proceso de innovación y mejora de cualquier área o departamento de la empresa.

10. Funciones del departamento de Administración y Contabilidad

Las funciones del departamento de Administración y Contabilidad más comunes, son:

  • Administración
    • Recepción de facturas de proveedores.
    • Emisión facturas de clientes.
    • Control de movimientos de bancos.
    • Gestión de cobros y pagos.
  • Contabilidad
    • Contabilidad.
    • Control de apuntes contables.
    • Cierre
    • Obligaciones registrales.
    • Fiscal: preparación y pago de impuestos.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Administracion

Su objetivo es reflejar en la contabilidad la imagen fiel de la empresa y cumplir con la normativa contable y fiscal.

Departamento clave 3: administración y contabilidad

11. Funciones de los departamentos de Finanzas y Control de gestión

Las funciones del departamento de Finanzas y Control de gestión más comunes, son:

  • Finanzas
    • Planificar, analizar y evaluar la contabilidad.
    • Gestión de costes.
    • Gestión de presupuestos.
    • Búsqueda de financiación.
    • Buscar opciones de inversión.
    • Gestión con bancos.
    • Subvenciones.
    • Análisis y control desviaciones.
    • Medición cumplimiento
  • Control de gestión
    • Visión estratégica.
    • Cuadro de mando.
    • Supervisa cumplimento objetivos todos generales.
    • Administración de riesgos.
    • Conocimiento del mercado.
    • Análisis evolución entorno.
    • Asesoramiento directo a Dirección general.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Finanzas

Su objetivo es conseguir financiación para las necesidades de circulante e inversiones y controlar la rentabilidad de la empresa.

CUADRO: Departamento clave 4: finanzas y control de gestión

12. Funciones del departamento de Recursos Humanos – RRHH

Las funciones del departamento de Recursos Humanos – RRHH más comunes, son:

  • Gestión administrativa de personal.
    • Laboral: nóminas, seguros sociales, contratos, despidos, control de horarios, etc.
    • Establecer incentivos o salarios variables.
  • Reclutamiento y selección
    • Conseguir base de datos CV de candidatos.
    • Realizar pruebas de selección.
    • Acogida del nuevo empleado.
  • Formación y desarrollo
    • Incorporación nuevos empleados.
    • Promociones o ascensos.
    • Actualización y reciclaje de conocimientos.
  • Relaciones laborales: resolver conflictos.
  • Prevención de riesgos laborales.
  • Evaluación del desempeño.
  • Beneficios sociales.
  • Planificación de la plantilla.
  • Análisis de puestos de trabajo.
  • Descripción y retribución del puesto de trabajo

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - RRHH

Su objetivo es garantizar y conservar un grupo humano de trabajo alineado con los valores y cultura de la empresa.

13. Funciones del departamento de Dirección General – CEO

Las funciones del departamento de Dirección General – CEO más comunes, son:

  • Definir y potenciar la cultura de tu empresa y su imagen
  • Planificar el modelo de negocio que vas a seguir.
  • Tomar decisiones de estrategia
  • Informar y controlar el cumplimiento de objetivos.
  • Organizar los diferentes departamentos de tu empresa.
  • Coordinar y unir el trabajo de todos los departamentos.
  • Gestionar y motivar el talento de tu empresa.

Ana Trenza - Departamentos de una empresa - Direccion General

Su objetivo es dirigir la empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos, previamente establecidos por ello.

14. Conclusiones

Una vez tengas identificadas todas las funciones de cada uno de los departamentos de tu empresa, te será mucho más fácil realizar el seguimiento y control de tus objetivos.

Además, tener definidas las funciones de todos tus departamentos y realizados los protocolos de trabajo es el paso previo al crecimiento y a escalar tu negocio.

Este trabajo lo realiza el departamento de Recursos Humanos – RRHH, pero si aún no tienes este departamento en tu empresa, es porque su tamaño es pequeño, por tanto, no te preocupes, podrás hacerlo tú mismo sin mucha dificultad, pero si tendrás que invertir tiempo en ello.

Espero que este artículo te haya ayudado en la organización interna de tu empresa. Por favor, déjame un comentario y dime qué te ha parecido. ¡¡Muchísimas gracias por dedicar tu tiempo a leerme!!

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Soy Ana Trenza, directora financiera estratégica externa. Ayudo a empresarios y emprendedores de éxito a crecer de forma continuada y constante con ESTRATEGIA FINANCIERA

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16 Comentarios en Departamentos de una empresa y sus funciones

  • Katherinne Gómez

    Escrito el 28 de agosto de 2019 a las 06:03h Responder

    Buenas noches, Agradezco infinitamente la información que has compartido ha sido de gran utilidad.

    ÉXITOS

    Atentamente,
    Katherinne Gómez García
    Medellín – Colombia

    • Ana Trenza

      Escrito el 23 de septiembre de 2019 a las 00:54h Responder

      Hola Katherinne,

      Muchísmas gracias a ti por tu comentario, me encanta leer que te ha ayudado mi artículo sobre los departamentos y sus funciones dentro de una empresa.

      Es importante que los los empleados sepan qué tienen que hacer y quien hace el resto de funciones, con ello, se evita solapar tareas y que otras se queden sin realizar.

      Muchas suerte en tus proyectos!!

      Un abrazo!!

  • mirna Hernandez

    Escrito el 01 de septiembre de 2019 a las 01:17h Responder

    hola buenas noches, excelente material

    • Ana Trenza

      Escrito el 23 de septiembre de 2019 a las 00:56h Responder

      Muchísimas gracias Mirna por tu comentario!!

      Me alegra leer que el material sobre departamentos y sus funciones en una empresa te ha sido útil.

      Un abrazo!!

  • Luis Prazka

    Escrito el 03 de octubre de 2019 a las 16:53h Responder

    Hola Ana!!

    Muy agradecido por esta información, realmente es de mucha ayuda para entender mejor el funcionamiento de una empresa.

    Bendiciones!!

    Cordialmente,
    Luis Prazka

  • JOSE AUGUSTO ORDONEZ

    Escrito el 11 de diciembre de 2019 a las 20:36h Responder

    Ana que buen articulo este me ayudo un monton te felicito por esta enseñanza

  • sebastian

    Escrito el 17 de enero de 2020 a las 18:08h Responder

    muchas gracias ana, un articulo muy claro y completo. de verdad muy agradecido de encontrar informacion basica pero muy clara, la verdad te hubiera encontrado el año pasado, me hubiera evitado ciertos propcesos pero bueno, llego hoy y hoy tambien me sirve bastante.

  • CARMEN DELIA ROSERO TROCHEZ Trochez

    Escrito el 20 de enero de 2020 a las 23:16h Responder

    Muchas Gracias por su informacion nos ayuda a identificar organizadamente en que queremos especializarnos o a crear nuestra empresa.

  • Ruth

    Escrito el 18 de febrero de 2020 a las 10:43h Responder

    Hola Ana, gracias por tu magnífica explicación, muy fácil de entender, es para ponerla en práctica.

  • Bruna

    Escrito el 26 de febrero de 2020 a las 10:34h Responder

    Hola, Ana. Puedes decirme qué departamento se encarga de la organización de los eventos (formación, presentaciones de productos, comidas o cenas….). Por quién debería preguntar?
    Gracias. Un saludo

  • ELIO SIVIZACA

    Escrito el 28 de febrero de 2020 a las 18:12h Responder

    Muchas gracias Ana, me ha servido de mucho la información que nos has compartido. Me gustaría saber más sobre empresas, ya que estoy formando la mía.

  • Jean Carlos

    Escrito el 21 de abril de 2020 a las 19:35h Responder

    Muchas gracias. estoy agradecido con éste artículo, Dios le bendiga.

  • Zaira Villasenín Varela

    Escrito el 20 de mayo de 2020 a las 19:42h Responder

    Tengo una duda. ¿Por qué las empresas se organizan como departamentos?

  • Pablo Sánchez Buján

    Escrito el 10 de junio de 2020 a las 18:10h Responder

    Tu documento me ha servido mucho como orientación.

    Gracias

  • Jorge Tovar Gonzalez

    Escrito el 13 de agosto de 2020 a las 22:02h Responder

    Buenas tardes ana
    Muy util la informacion pero me surgio una duda al construir el organigrama de mi empresa: Puede un empleado pertenecer a mas de un area o tener mas de un cargo dentro de un organigrama?

    Atentamente
    Jorge David

  • Angello inga

    Escrito el 15 de septiembre de 2020 a las 12:00h Responder

    Muy bien explicado y práctico de comprender

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