Departamentos de una empresa y sus funciones

Al inicio de la puesta en marcha de cualquier negocio, lo más habitual es que el emprendedor se ocupe de todas las tareas a realizar de su empresa, es decir, ocupa todos los departamentos de una empresa.

Esto se debe a la escasez de recursos económicos y el exceso de tiempo, pues al principio no hay mucho trabajo por la falta de clientes.

Cuando vas desarrollando tu actividad, creciendo en experiencia y captando nuevos clientes, tu tiempo empieza a escasear y empiezas a tener dinero de las ventas realizadas.

Es el momento de contratar a algún empleado, que te ayude a crecer y atender a todos tus clientes.

Este es el proceso natural de nacimiento y crecimiento de una empresa.

En este artículo te voy a ayudar a iniciar el crecimiento de tu empresa de forma ordenada y sostenible con una estructura organizativa adecuada a tu tamaño, actividad y sector.

1. ¿qué son los departamentoS de una empresa?

Los departamentos de una empresa u organización son cada una de las partes en las que están divididas las actividades que realiza. El conjunto de estas actividades hacen posible el funcionamiento de la misma.

Una empresa u organización está compuesta por diferentes departamentos, en cada uno de los cuales se realizan distintas tareas, y la suma de todas estas tareas permite generar todo el proceso de producción y comercialización de tus productos o servicios.

DEPARTAMENTOS FUNCIONES PERSONAS

En este artículo tienes el detalle de las funciones básicas a realizar dentro de cada uno de los departamentos de una empresa. Estas son orientativas, pues dependen del tipo de actividad, sector y tamaño de tu empresa, pueden variar.

2. Cómo organizar los departamentos de una empresa de forma interna

Para organizar tu empresa debes hacer tu organigrama, identificando los departamentos que tienes en tu empresa y qué persona realiza sus tareas.

Una vez tengas tu organigrama hecho, debes definir cuáles son los objetivos y funciones de cada uno de ellos, para optimizar tus recursos y conseguir tus objetivos.

El siguiente paso es realizar los protocolos de trabajo para cada uno de los puestos de trabajo de tu empresa.

2.1. Departamentos de UNA empresa

Estos son los  más comunes:

• Dirección General.
• Compras.
• Almacén.
• Logística.
• Producción.
• Marketing.
• Comercial.
• I+D.
• Administración y Contabilidad.
• Finanzas y Control de gestión.
• Recursos humanos – RRHH.

2.2. Departamentos clave dentro de tu empresa

Todos los departamentos son importantes dentro de tu empresa, pero has de prestar especial atención a estos cuatro:

• Marketing
• Comercial.
• Administración y Contabilidad.
• Finanzas y Control de gestión.

Los departamentos de Marketing y de Comercial son los que generan ventas e ingresos a la empresa, sin ellos tu empresa no puede sobrevivir.

Los departamentos de Administración-Contabilidad y Finanzas-Control de gestión son los proporcionan financiación al resto, controlan los costes y miden la rentabilidad de tu empresa.

3. FUNCIONES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA

Ya sabes que para que tu empresa siga creciendo tiene que estar dividida en diferentes departamentos que realizan unas acciones determinadas, a continuación vamos a ver concretamente cuáles son las principales funciones de cada uno de ellos.

3.1. Funciones del departamento de compras

• Búsqueda de proveedores.
• Negociación con proveedores.
• Análisis de precios.
• Minimizar los costes de compra.
• Control de calidad.
• Control de gestión documental de cada compra.
• Información en tiempo real del stock.
• Mantener al mínimo los inventarios.
• Gestión de pedidos de compras.
• Estudiar tendencias del mercado.
• Buscar alternativas fuentes de suministro.
• Control de objetivos.

Su objetivo es principal es adquirir materias primas de calidad, al mejor precio y sin rotura de stock.

3.2. Funciones del departamento de almacén

• Recepción de mercancía.
• Almacenamiento.
• Conservación y mantenimiento de la mercancía.
• Gestión y control de inventario.
• Salida de mercancía.
• Control de objetivos.

Su objetivo es gestión, conservación y mantenimiento del stock.

3.3 Funciones del departamento de logística

• Búsqueda de empresas de logística.
• Negociación con empresas de logística.
• Gestión de expediciones.
• Trazabilidad, localización en cualquier momento.
• Control de objetivos.

Su objetivo es el cumplimiento con los plazos establecidos.

3.4 Funciones del departamento de producción

• Identificación de la materia prima
• Planificación de la producción.
• Ejecución del proceso productivo.
• Minimizar costes de producción.
• Innovar y mejorar.
• Control de calidad proceso productivo.
• Control de objetivos.

Su objetivo es la elaboración de producto o servicios, al mayor nivel de calidad posible y tiempos establecidos.

3.5 Funciones del departamento de marketing

• Creación y desarrollo del Plan de Marketing.
• Diseño e implantación de la estrategia de marketing.
• Gestión del Branding – marca personal.
• Estudio de mercado.
  • Análisis del cliente ideal.
  • Definir la propuesta de valor.
  • Análisis de la competencia.
• Medición y seguimiento de la estrategia marcada.
• Estrategia de producto.
• Estrategia de precio (junto con Finanzas y Comercial).
• Estrategia de distribución.
• Estrategia de comunicación.
  • Desarrollo campañas de comunicación (junto con Comercial).
  • Crear calendario de eventos, ferias y relaciones públicas.
  • Crear campañas publicitarias.
  • Desarrollo web y control de posicionamiento SEO y SEM.
  • Uso de herramientas multicanal.
  • Genera estrategia de contenidos del blog.
  • Genera estrategia de redes sociales.
• Control del presupuesto.
• Control de objetivos.

Su objetivo detectar y resolver los problemas de tus clientes, para crecer en ventas y obtener un buen nivel de rentabilidad.

Departamento clave 1: marketing

3.6 Funciones del departamento de comercial

• Presupuesto de ventas (junto con Finanzas).
• Fijación de márgenes y precios (junto con Finanzas y Marketing).
• Análisis de ciclos de vida de productos.
• Agilizar rotación de stock.
• Elaboración estrategias de captación y fidelización (junto con Marketing).
  • Captación de nuevos clientes, incrementar ventas.
  • Gestión antiguos clientes.
  • Gestión clientes actuales activos, incrementar satisfacción-ventas.
• Desarrollo marketing relacional (CRM): gestión de base de datos incrementar ventas.
• Realización de campañas y promociones (junto con Marketing).
• Establecer métodos de atención al cliente y servicios de post-venta (junto con Marketing, Almacén y Logística).
• Control de objetivos.

Su objetivo está enfocado la conseguir los objetivos de ventas fijados por la Dirección General.

Departamento clave 2: comercial

3.7 Funciones del departamento de I+D

• Identificar oportunidades.
• Planificar la innovación.
• Crear una cultura innovadora en productos y procesos.
• Generar ideas de nuevos proyectos.
• Valorar y seleccionar los mejores proyectos.
• Desarrollo de nuevos proyectos.
• Gestión de presupuesto.
• Transformación digital de la empresa.
  • Trabajar el compromiso.
  • Selección y formación de personas.
  • Selección de herramientas y tecnología.
  • Externalización.

Su objetivo consiste en estar en constante proceso de innovación y mejora de cualquier área o departamento de la empresa.

3.8 Funciones del departamento de Administración y Contabilidad

• Administración
  • Recepción de facturas de proveedores.
  • Emisión facturas de clientes.
  • Control de movimientos de bancos.
  • Gestión de cobros y pagos.

• Contabilidad
  • Contabilidad.
  • Control de apuntes contables.
  • Cierre
  • Obligaciones registrales.
  • Fiscal: preparación y pago de impuestos.

Su objetivo es reflejar en la contabilidad la imagen fiel de la empresa y cumplir con la normativa contable y fiscal.

Departamento clave 3: administración y contabilidad

3.9 Funciones de los departamentos de Finanzas y Control de gestión

• Finanzas
  • Planificar, analizar y evaluar la contabilidad.
  • Gestión de costes.
  • Gestión de presupuestos.
  • Búsqueda de financiación.
  • Buscar opciones de inversión.
  • Gestión con bancos.
  • Subvenciones.
  • Análisis y control desviaciones.
  • Medición cumplimiento

• Control de gestión
  • Visión estratégica.
  • Cuadro de mando.
  • Supervisa cumplimento objetivos todos generales.
  • Administración de riesgos.
  • Conocimiento del mercado.
  • Análisis evolución entorno.
  • Asesoramiento directo a Dirección general.

Su objetivo es conseguir financiación para las necesidades de circulante e inversiones y controlar la rentabilidad de la empresa.

Departamento clave 4: finanzas y control de gestión

3.10 Funciones del departamento de Recursos Humanos – RRHH

• Gestión administrativa de personal.
  • Laboral: nóminas, seguros sociales, contratos, despidos, control de horarios, etc.
  • Establecer incentivos o salarios variables.
• Reclutamiento y selección
  • Conseguir base de datos CV de candidatos.
  • Realizar pruebas de selección.
  • Acogida del nuevo empleado.
• Formación y desarrollo
  • Incorporación nuevos empleados.
  • Promociones o ascensos.
  • Actualización y reciclaje de conocimientos.
• Relaciones laborales: resolver conflictos.
• Prevención de riesgos laborales.
• Evaluación del desempeño.
• Beneficios sociales.
• Planificación de la plantilla.
• Análisis de puestos de trabajo.
• Descripción y retribución del puesto de trabajo

Su objetivo es garantizar y conservar un grupo humano de trabajo alineado con los valores y cultura de la empresa.

3.11. Funciones del departamento de Dirección General – CEO

• Definir y potenciar la cultura de tu empresa y su imagen
• Planificar el modelo de negocio que vas a seguir.
• Tomar decisiones de estrategia
• Informar y controlar el cumplimiento de objetivos.
• Organizar los diferentes departamentos de tu empresa.
• Coordinar y unir el trabajo de todos los departamentos.
• Gestionar y motivar el talento de tu empresa.

Su objetivo es dirigir la empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos, previamente establecidos por ello.

4. Conclusiones

Una vez tengas identificadas todas las funciones de cada uno de los departamentos de una empresa, te será mucho más fácil realizar el seguimiento y control de tus objetivos.

Además, tener definidas las funciones de todos tus departamentos y realizados los protocolos de trabajo es el paso previo al crecimiento y a escalar tu negocio.

Este trabajo lo realiza el departamento de Recursos Humanos – RRHH, pero si aún no tienes este departamento en tu empresa, es porque su tamaño es pequeño, por tanto, no te preocupes, podrás hacerlo tú mismo sin mucha dificultad, pero si tendrás que invertir tiempo en ello.

Espero que este artículo te haya ayudado en la organización interna de tu empresa. Por favor, déjame un comentario y dime qué te ha parecido. ¡¡Muchísimas gracias por dedicar tu tiempo a leerme!!