Plan de contingencia: medidas efectivas ante una crisis + Ejemplo

Del plan de contingencia de una empresa puede depender su supervivencia ante una crisis.

Todo plan de contingencia ha de ser planificado cuando aún no es necesario, es decir, antes de que se produzca una situación no deseada (crisis).

Cuando hay una situación de bloqueo económico como lo fue la pandemia de COVID-19, en nuestra empresa aplicamos una serie de medidas recogidas dentro de los planes de contingencia de nuestros clientes.

Siempre debemos mantener una mirada optimista, “todo va a salir bien y pasará”, pero para conseguirlo, es necesario hacer todo lo que esté en nuestra mano.

En Banco Popular siempre nos decíamos:

“No te preocupes, ocúpate”

1. ¿Qué es el Plan de Contingencia de una empresa?

Es una valiosa herramienta basada en un análisis de riesgo de una empresa, ante una situación imprevista o situación de crisis.

1.1 Definición

Este documento dentro del plan estratégico de una empresa prevé un conjunto de medidas y decisiones a tomar, por parte de tu empresa, cuando ésta atraviesa por un incidente o situación de crisis, con el objetivo de garantizar su continuidad.

1.2 Finalidad

Ha sido pensado para permitirte saber los pasos que debes dar, ante una situación imprevista o situación de crisis.

Su finalidad es llevar a cabo un plan de acción, ejecutando un conjunto de procedimientos y acciones de forma adecuada y efectiva.

De este modo, tus riesgos los puedes aceptar, reducir, aplazar o eliminar.

2. Pasos de un Plan de Contingencia y ejemplos

Este plan debe ser dinámico y flexible, que permita modificaciones frente a nuevas incidencias que se pudieran producir a lo largo del tiempo.

Un plan de contingencia debe estar actualizado y ser revisado de forma periódica.

Los pasos para crearlo son:

2.1 Evaluación

Es el paso inicial de análisis. Valora:

• Posibles escenarios de riesgo en los que pueda verse afectada tu empresa.
• Qué actividades son prioritarias para tu empresa y su tiempo de recuperación.
• Cuantifica los recursos necesarios: humanos, materiales y económicos.
• Asigna personas responsables en la toma de decisión.

Es imposible predecir situaciones imprevistas, pero partes con ventaja al tener un análisis de partida. Esto te ayudará a replantear tus opciones, una vez se produzca la situación de crisis.

2.2 Planificación

Planifica cuáles serán las medidas y acciones a llevar a cabo en tu empresa si se produce alguna situación de crisis.

Son medidas de prevención, cuyo fin es evitar cualquier daño que pueda sufrir tu empresa, determinando:

• Objetivo principal: supervivencia.
• Estrategias.
• Recursos necesarios.

2.3 Viabilidad

Analiza la viabilidad de las medidas establecidas en el apartado de “planificación”. Determina tus necesidades de recursos:

• Humanos: indispensables y estratégicos.
• Materiales: actividad principal.
• Económicos: liquidez mínima equivalente a 3 meses de tus costes fijos.

2.4 Ejecución

Se ha producido la situación de crisis, es el momento de pasar a la acción:

• Estabilizar la situación.
• Eliminar peligros y amenazas.
• Prever daños.
• Alternativas para reanudar actividad lo antes posible.

Llevarás a la práctica medidas de emergencia dentro de tu empresa, encaminadas a reducir al máximo todos los efectos negativos de la situación de crisis.

2.5 Recuperación

Último paso del plan de contingencia: una vez superada la situación de crisis, has de tomar medidas encaminadas a la restauración de la situación anterior a la crisis. Si las consecuencias han sido severas, quizás debas implantar un plan de recuperación.

3. ejemplo de Plan de Contingencia: CORONAVIRUS – COVID-19

Aquí te dejo un vídeo explicando 4 claves para afrontar una situación de amenaza en tu empresa, un resumen de todo lo que vas a leer a continuación sobre el plan de contingencia de una empresa.

Durante la situación de bloqueo económico por la crisis mundial del CORONAVIRUS o CONVID-19 fue necesario ajustarse al plan de contingencia. Te dejo una guía del plan de contingencia de una empresa que aplicamos a nuestros clientes.

Es fundamental mantener una actitud optimista y mantener el foco de la visión de tu negocio.

¡Todo va a salir bien y pasará!

Pero no te puedes bloquear, pasa a tomar decisiones y hacer todo lo que esté en tus manos para que la vuelta a la normalidad sea lo más rápida posible.

¡No te preocupes, ocúpate!

Como has leído anteriormente, los pasos para crear el plan de contingencia dentro de tu plan de empresa son:

1. Evaluación.
2. Planificación.
3. Viabilidad.
4. Ejecución.
5. Recuperación.

Si tu empresa no tiene un plan de contingencia, ¡deberías actuar rápido!

Tendrás que hacer los cuatro primeros pasos al mismo tiempo: evaluación, planificación, viabilidad y ejecución.

Para ello, te sugiero las siguientes medidas:

3.1 1ª Medida: Buscar financiación

Evaluación:

• Calcula los costes fijos mensuales de tu empresa: salarios + gastos generales.
• Calcula los costes fijos de los próximos 3 tres meses.

Planificación:

• Necesitas tener esa liquidez en tu cuenta bancaria.

Viabilidad y Ejecución:

• Si no tienes ese importe disponible, solicita una póliza de crédito en uno o varios bancos, para garantizar tu supervivencia en los próximos meses de incertidumbre económica.

Aquí tienes más información sobre cómo buscar financiación ante una caída de ventas.

3.2 2ª Medida: Solicitar ayudas

Planificación y Ejecución:

Habla con tu asesor fiscal y laboral para tramitar todos los aplazamientos y ayudas empresariales a las que se pueda acoger tu empresa.

La mayoría de las ayudas ya están publicadas, aunque su tramitación, no está funcionando de un modo óptimo aún.

Aquí tienes más información sobre:

• ERTE (Expediente de Regulación Temporal de Empleo) de una empresa.
• Prestación por cese de actividad de un autónomo.
• Aplazamiento de impuestos.
• Préstamos ICO.
• Líneas de avales para apoyar la liquidez.

3.3 3ª Medida: Reducir costes fijos

Planificación, Viabilidad y Ejecución:

• Analiza tu estructura de gastos, teniendo claro cuáles son tus costes variables y tus costes fijos, para reducir o eliminar, hasta la recuperación de tu actividad.

3.4 4ª Medida: Marketing activo

Planificación:

• Mantén tus publicaciones en web, blog y redes. Es momento de trabajar tu marca y posicionamiento.

Viabilidad y Ejecución:

• Haz publicaciones optimistas y acordes a la situación.
• Reduce tu gasto en publicidad online de venta si no hay opción a que tu consumidor pueda comprar tus productos o servicios.

4. Conclusiones

Aprovecha este periodo para reflexionar qué puntos puedes mejorar de tu modelo actual de negocio y elabora un plan de empresa en el que reflejes cómo hacerlo.

Si necesitas ayuda en estos momentos complicados o en la planificación ante una posible crisis, aquí estoy para lo que necesites como experta en planes de negocio.

Hoy más que nunca debes trabajar en la planificación de la estrategia financiera de tu empresa, de ello dependerá su futuro.

Espero que este artículo te haya ayudado a tener una mejor planificación financiera para aprovechar las oportunidades que existen en todo momento.

Muchas gracias por tu tiempo, espero que te haya sido útil y práctico. Por favor, déjame un comentario diciéndome qué te ha parecido y si te ha gustado.