Plan de acción en 5 pasos: qué es y cómo hacerlo

Para que un plan de negocio funcione debe contar con un buen plan de acción.

Este plan no es otra cosa que la planificación de las tareas que tienes que realizar para conseguir los objetivos que te propongas.

Por eso es tan importante para un negocio contar con él, ya que sin plan de acción no hay planificación, y sin planificación no existe control sobre tu negocio.

A continuación, te explico cómo realizar este plan en tu empresa.

¿Sabes cómo hacer un plan de acción para tu negocio? Aquí te enseño a hacerlo en 5 pasos. Share on X

1.        Qué es un plan de acción

Es el documento en el que recoges todos los objetivos que quieres conseguir y, sobre todo, cómo los vas a conseguir. Aquí deberá quedar definido el qué, el quién, el cómo y el cuándo de tu plan de negocio.

• Qué: los objetivos que quieres conseguir.
• Quién: las personas responsables de su cumplimiento.
• Cómo: las acciones a realizar para conseguirlos.
• Cuándo: el tiempo límite en que debe lograrse el objetivo.

1.1.    Definición

“Un plan de acción es una hoja de ruta que te ayudará a cumplir tus metas y objetivos”.

Es decir, se trata de una herramienta de gestión mediante la cual puedes diseñar el camino más eficiente hacia la consecución de tus objetivos, según los recursos disponibles de tu empresa.

Gracias a esto podrás tomar el control de tu negocio y dirigirlo con tranquilidad.

2.        Por qué debes tener un plan de acción

Las razones principales por las que deberías contar en tu negocio con esta planificación son:

• Conseguir objetivos

Por mucho que te plantees objetivos, si no estableces un documento detallando paso a paso cómo conseguirlos nunca vas a llegar a ellos.

• Evitar improvisación y riesgos

Tener un plan definido consigue que no haya hueco para tomar decisiones impulsivas y emocionales que acaben yendo en contra del crecimiento de tu negocio.

• Tranquilidad

Gracias a la planificación podrás tener definidos los pasos que debes dar y cómo debes darlos en cada momento.

De esta forma, tú y tu equipo podréis trabajar tranquilos teniendo claros los tiempos, las acciones y las metas hacia las que se dirige tu negocio.

• Priorizar tareas

Es posible que tengas muchas tareas y objetivos que se superpongan en el tiempo. Por eso es imprescindible tener un plan de acción bien definido que te ayude a ordenar según la prioridad los distintos objetivos y tareas de tu negocio.

De lo contrario, puedes entrar en un bloqueo mental por tener mucho que hacer y no saber por dónde empezar.

• Reaccionar a tiempo

Una parte principal se basa en hacer un seguimiento de los pasos que se están dando y medir continuamente los resultados.

Gracias a ello, será más flexible y podrás reaccionar a tiempo para adaptarlo a los nuevos escenarios que vayan surgiendo, con el fin de conseguir todos tus objetivos.

3.        Cómo hacer un plan de acción en 5 pasos

Como hemos visto, es uno de los documentos más importante de tu plan de negocio. En él quedarán especificadas todas las tareas que vas a realizar de ahora en adelante, es decir, el funcionamiento diario de tu negocio.

Para rellenarlo debes seguir los siguientes 5 pasos:

1. Definir objetivos.
2. Plantear acciones.
3. Priorizar tareas con fechas límite.
4. Elegir responsables.
5. Ejecutar tareas y controlar resultados.

Vamos a ver cada uno de estos pasos con más detalle.

3.1      Definir objetivos

Realizar un plan de acción implica, en primer lugar, pararte y sincerarte contigo mismo sobre cuáles son los objetivos y las metas de tu negocio.

Es importante que este sea el primer paso, ya que sin conocer tus objetivos es imposible marcar el rumbo de tu negocio y establecer el camino a recorrer.

Por lo tanto, en este apartado debes responder a la pregunta: ¿qué objetivos quiero conseguir?

Recuerda que no sirve cualquier objetivo que se te ocurra y que antes de incluir un objetivo en tu plan de acción, debes validarlo.

Te explico cómo definir y validar tus objetivos correctamente en el siguiente post: Objetivos de empresa: ¿Cómo definirlos y validarlos?

3.2      Plantear acciones

Una vez tenemos nuestros objetivos bien elegidos y descritos tenemos que indicar las acciones que vamos a realizar para conseguirlos.

Por lo tanto, en este apartado deberás dejar descritas todas esas acciones que debes dar para llegar a tu objetivo.

Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, mostrando cada paso que se deba dar, por pequeño que sea.

Ejemplo:

Si tu objetivo es duplicar las ventas el próximo mes, la tarea no puede ser “hacer promociones” para conseguirlo, sino que tu tarea deberá especificar el qué, el quién, el cuándo y el cómo:

• Qué promociones van a ser.
• Quién las va a realizar.
• Cuándo se van a realizar.
• Cómo se van a realizar: los pasos que deben darse cada día para llevar a cabo las promociones y conseguir las ventas.

De esta forma, la planificación nos permitirá convertir en acciones diarias los objetivos que buscamos a corto, medio y largo plazo.

3.3      Priorizar tareas con fechas límite

Es muy posible que tengamos muchos objetivos y acciones por realizar, por lo que va a ser una tarea muy difícil coordinarse y llegar a todo.

Por eso, es importante que priorices las tareas y les fijes fecha límite a todas.

Para organizar y planificar todas estas tareas y fechas límites, te recomiendo hacer uso del diagrama de Gantt, un Excel muy sencillo de utilizar.

3.3.1. ¿Qué es el Diagrama de Gantt?

El Diagrama de Gantt es una herramienta que te ayudará a marcarte tus objetivos y a distribuir todas las acciones en líneas temporales, de forma gráfica.

Podrás planificar cómo realizar todas las tareas sin dejarte ninguna atrás.

Lo más sencillo es realizarla en Excel, como este ejemplo:

3.4      Elegir responsables

Este apartado es más importante de lo que parece.

Establecer la persona responsable de que un objetivo se cumpla es lo que va a hacer que todos los objetivos que se ha marcado la empresa se lleven a cabo, sin que ninguno caiga en el olvido.

Si marcamos un objetivo, pero nadie es responsable de que se cumpla, nadie le dará la prioridad que merece, quedando en segundo plano sin que nadie se moleste en dedicarle tiempo y cabeza a asegurarse de que se cumpla.

3.5      Ejecutar tareas y controlar resultados

Por último, es importante iniciar cada tarea y establecer la forma, los tiempos y las herramientas con las que vas a medir el progreso y consecución de los objetivos.

Esto es importante ya que le permitirá a la persona responsable organizarse para dedicarle tiempo al análisis de las métricas y a la posterior toma de decisiones que afectarán al plan de acción establecido.

4.        Consejos a la hora de realizar tu plan de acción

Su realización puede resultar sencilla si sigues correctamente los pasos y le prestas la atención al tiempo que merece a cada uno de ellos.

A cambio, contarás con un negocio planificado que tiene sus objetivos claros y con el que cada paso que des sabrás que te está llevando al lugar donde sueñas estar.

Mis consejos tras mi experiencia a la hora de realizarlo para diferentes clientes y alumnos, son los siguientes:

• Dar importancia a los objetivos

Los objetivos bien divididos, detallados y definidos son la clave para luego planificar acciones que realmente sirvan de algo.

Léete con detenimiento este artículo sobre los objetivos de empresa y aprende a crearlos correctamente , ya que va a crear la diferencia entre un plan de acción que te sirva y uno que no.

• Utiliza el Diagrama de Gantt

Muchas veces pecamos de optimismo. Nos marcamos planes irrealizables que no podemos ver que lo son ya que no contamos con un diagrama visual que nos muestre la realidad.

Por eso, es muy importante contar con una herramienta como el diagrama de Gantt que te permita visualizar las líneas temporales y la superposición de todas las acciones a la vez.

• Diseña tu estrategia de negocio

Hacer el plan por sí mismo no es nada, si no es para ejecutar una estrategia. Es la ejecución de tu estrategia de negocio,  la cuál incluye las áreas de organización, finanzas y marketing de tu empresa.

Definir objetivos o tomar decisiones sin tener en cuenta el resto de áreas de tu plan de negocio solo puede llevarte por mal camino.

5.        Conclusiones

Si algo es sabido por todos los empresarios, es que lo más importante para que un negocio funcione es la planificación. Contar con una planificación va a ser lo único que te permita lograr tus objetivos.

¿Acaso alguien consigue ponerse en forma sin tener una planificación para conseguirlo? Lo mismo pasa con tu negocio.

Si quieres hacer que tu negocio crezca, tendrás que contar con una buena planificación a corto, medio y largo plazo. Por eso, si no cuentas con un plan de acción todavía, cógete unos días y ponte a realizarlo. O si necesitas ayuda, envíame un correo y hablamos sobre ello, ya que soy directora financiera externa y ayudo a empresas de todo tipo a impulsar su negocio.

Te aseguro que realizar esta planificación marcará un antes y un después en la gestión de tu negocio y su control financiero.

Por favor, déjame un comentario diciéndome qué te ha parecido este artículo. ¡Muchas gracias por dedicar tu tiempo a leerme!