¿Qué hacer ante una caída de ventas?

¿Qué hacer ante una caída de ventas? Hay que ser optimistas y buscar oportunidades porque hay que seguir hacia delante, haciéndonos responsables de aquello sobre lo que tenemos influencia. No nos queda otro camino.

Puede que esta situación esté afectando a tu negocio y a tus ventas, entonces debes buscar soluciones.

Si tu empresa está sufriendo una caída en sus ventas, te interesa leer este artículo. 

1. Análisis de la situación

Ante una caída de ventas es necesario analizar la situación. Imagina por ejemplo la situación que se originó en el año 2020, con la COVID-19. Las limitaciones que nos impusieron para proteger nuestra seguridad provocaron un cambio en nuestros hábitos de consumo y fue un imprevisto para muchas empresas.

Este es un ejemplo de factor externo que influye en tu negocio, de los que debes analizar dentro de tu Análisis PESTEL. Por tanto, como factor externo que es, no tienes influencia sobre él.

Esto no quiere decir que no puedas hacer nada para solucionarlo, pero sí puedes trabajar y planificar las posibles consecuencias que pueda provocar en tu negocio.

1.1 ¿Por qué a unas empresa les va bien y a otras no?

Hay empresas que han salido beneficiadas en la actualidad, pero también hay otras a las que no les va bien o tuvieron que cerrar.

Si tienes alguna limitación legal que no te permite desarrollar tu actividad habitual, tienes que actuar rápido y tomar decisiones.

1.2 Factores que influyen

Mi experiencia como Directora Financiera Externa me ha demostrado que tu empresa puede tener una caída de ventas por causas ajenas a ti y causar un gran daño. Pero lo decisivo es cómo tu reaccionas ante esas circunstancias.

Hay factores que influyen a la evolución de tu empresa, como pueden ser:

• Sector.
• Actividad.
• Mentalidad.
• Planificación.
• Actuación.

Para mí el factor más importante es tu mentalidad empresarial.

Tu mentalidad condiciona todas tus acciones, y por ello debes pasar a la acción, realizando un control que te ayude a detectar indicadores de alarma y planificar los pasos a seguir.

• Acción.
• Control.
• Indicadores.
• Planificación.

Si tu empresa está sufriendo una caída de ventas, tienes que actuar de forma rápida. 

No puedes esperar a que todo se solucione solo, debes actuar. Porque tomar las decisiones correctas en el momento exacto será la clave del éxito. 

Un retraso en tu respuesta o reacción provoca un empeoramiento en la situación financiera de tu negocio, poniéndolo en riesgo. 

2. Pasos a seguir

Estamos en un entorno V.U.C.A., por lo que debemos estar en permanente estado de alerta. V.U.C.A es el acrónimo en inglés de:

• Volatilidad: rapidez y constante estado de cambio.
• Incertidumbre: dificultad para predecir los acontecimientos que van sucediendo.
• Complejidad: dificultad para comprender qué sucede.
• Ambigüedad: factor de dificultad en la interpretación de los hechos que suceden porque pueden interpretarse de diversas maneras.

No hay otro camino que pasar a la acción.

Lo más importante es que hagas un seguimiento mensual, semanal o diario de los números de tu empresa.

Datos, indicadores o KPI’s básicos que debes tener en cuenta en el control financiero de tu empresa para comprobar si tus ingresos se mantienen, aumentan o disminuyen son:

• Tus ventas
• Tus gastos.
• Tus beneficios.

Compara tus datos con los de otros años y con tus objetivos actuales. Con estos datos podrás tomar decisiones basándote en los números y tendrás la situación bajo control. 

Evidentemente, lo ideal sería que tus ventas vayan aumentando y que te acerques al objetivo que te has fijado de crecimiento en ventas. Pero si llevas uno, dos o tres meses en los que ves una disminución en las ventas, debes actuar y tomar medidas. Te aconsejo que sigas estos 4 pasos:

A continuación tienes los 4 pasos que nosotros seguimos con nuestros clientes.

2.1 Paso 1 – Determina las causas

Es muy importante estar atentos y saber cuáles son las causas o motivos de la caída de ventas de tu empresa porque es posible que tu negocio se haya quedado obsoleto y sea necesario innovar para adaptarse a las nuevas tendencias del mercado. 

Haz un análisis para conocer los factores que provocan esta caída. Identifica:

• Qué está pasado.
• Por qué pasa.
• Cuáles son los clientes que han dejado de comprar.
• Cuáles son los clientes que siguen comprando. 

¿Qué puedo hacer? 

Pregunta directamente a tus clientes por qué no te compran y cuál es el motivo. Con esto, tendrás las pautas a seguir para resolver sus objeciones e implantar las mejoras en tu empresa. 

2.2 Paso 2 – Analiza la liquidez de tu empresa

Ten en cuenta que si tus ventas están cayendo, tus cobros también van a caer y lamentablemente tu capacidad de pago también caerá. 

• Caída de ventas.
• Caída de cobros.
• Caída de liquidez.

Es importante que conozcas el importe a pagar por tu empresa de forma mensual, para saber cuánto dinero tienes que poder disponer para hacerle frente a tus pagos, sin tener tensiones de liquidez ni problemas de solvencias. Puedes medir tu capacidad económica con el ratio de solvencia.

¿Cómo mides la liquidez de tu empresa? 

Una forma sencilla de medir la liquidez inmediata o flujo de efectivo es haciendo el siguiente cálculo.

Liquidez inmediata = Efectivo en caja y banco / Pasivo circulante.

Es decir, el total de efectivo (caja y bancos) dividido entre el total de tus obligaciones de pago a corto plazo.

• Si es >1, situación de tranquilidad.
• Si es =1, situación ajustada.
• Si es <1, situación de peligro.

¿Qué puedo hacer? 

Mide tu liquidez inmediata para saber con cuánto dinero cuentas en este momento. Debes de hacer un seguimiento diario de esta tarea. Si tienes tensiones de liquidez, busca financiación ante una caída de ventas.

2.3 Paso 3 – Recorta tus costes

Si han caído tus ventas, analizar tu estructura de costes para su optimización es una tarea imprescindible, con el recorte y eliminación de los más prescindibles. 

Tienes que tener prevista esta acción de forma automática: Ajustar tus costes a tus ventas. 

Para realizar esta tarea, es necesario que en todo momento conozcas cuáles son tus costes para poder optimizar.

¿Cómo calculas los costes fijos mensuales de tu empresa?

Costes fijos = Salarios + Gastos generales

Te aconsejo tener priorizados los costes fijos por categorías de más importantes a menos importantes. 

De esta forma, si hay una caída de ventas o reducción de ingresos, ya sabrás cuáles son los gastos que tienes que eliminar o reducir. 

¿Qué puedo hacer? 

Estudia qué costes fijos son imprescindibles y cuáles no. Ordena todos tus costes fijos y variables y empieza por los 10 de mayor importe, intenta ajustar y rebajar sus cantidades, negociando con proveedores o buscando alternativas que te permitan seguir funcionando. 

Ten en cuenta que debes tener como mínimo una liquidez disponible de tres meses. Por tanto, multiplica tus costes fijos mensuales por tres y tendrás el importe que necesitas tener disponible hoy en tu cuenta bancaria.

2.4 Paso 4 – Endeudamiento

Si tus ventas están cayendo, los motivos están justificados, te estás quedando sin dinero y no hay más costes que puedas reducir, es momento de ir a un banco a pedir financiación y, por lo tanto, incrementar el endeudamiento. 

Pero en este punto es importante que sepas cuál es tu capacidad máxima de endeudamiento para no poner en riesgo a tu empresa por no poder pagar las cuotas del crédito solicitado o que tu beneficio no pueda soportar el gasto financiero, es decir el pago de los intereses. 

¿Qué puedo hacer? 

Haz un cálculo sobre tu capacidad de pago y tu nivel de endeudamiento, valorando el tiempo que necesitas para devolver toda la deuda.

Si el riesgo es demasiado alto, quizás debas replantear tu modelo de negocio o de la actividad que desarrollas. 

La opción más extrema es el cierre de tu negocio, pero hacerlo a tiempo es de ser inteligente y muy valiente. Aquí te explico más sobre el ratio de endeudamiento.

3. Conclusiones

Hacer un seguimiento mensual, semanal o diario de tus ventas y beneficio es realmente importante. Esta es la única forma que tienes para tomarle el pulso a tu empresa y saber cuál es su estado de salud y, en caso de que sea necesario, poder actuar a tiempo para solucionarlo sin que suponga un gran inconveniente o riesgo para tu empresa. 

Si no te ves preparado o no tienes tiempo para realizarlo, contrata a un profesional que te ayude a hacerlo. Yo me dedico a trabajar con empresas asesorando y acompañando en la ejecución de todo este proceso. 

Si necesitas ayuda, contacta conmigo y te acompañaré con mis servicios financieros estratégicos.

Hoy, más que nunca, debes trabajar en la planificación de la estrategia financiera de tu empresa; de ello dependerá su futuro.

Muchas gracias por tu tiempo, espero que te haya sido útil y práctico.

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