Plan de acción: qué es, cómo hacerlo y ejemplos prácticos

Tener objetivos no sirve de nada si después no sabes qué tienes que hacer para conseguirlos. Ahí es donde entra la importancia del plan de acción: un documento que traduce las metas de tu empresa en tareas concretas, asignando responsables y fechas para cada acción a seguir. Sin este documento la planificación se queda en una lista de buenas intenciones y el control del negocio empieza a fallar.

En este artículo verás qué es un plan de acción en una empresa, para qué sirve, cómo hacerlo paso a paso y varios ejemplos de planes de acción listos para adaptar a tu negocio.

Qué es un plan de acción

Un plan de acción es el documento que recoge los objetivos que quieres alcanzar y, sobre todo, cómo vas a alcanzarlos. En el plan de acción de una empresa es importante que queden claros cuatro elementos:

• Qué: los objetivos que quieres conseguir.
• Quién: las personas responsables de cada tarea.
• Cómo: las acciones concretas para lograrlos.
• Cuándo: las fechas límite de cada acción.

Así, el plan de acción tiene que ayudarte a trazar el camino más eficiente para conseguir tus objetivos según los recursos que tienes. Este plan forma a su vez parte del plan de negocio y conecta directamente con el plan financiero y la organización interna del equipo.

Dicho de otra forma: es una hoja de ruta. Tú marcas a dónde quieres llegar y el plan te dice qué pasos dar, en qué orden y quién los da.

Para qué sirve un plan de acción en una empresa

Saber para qué sirve un plan de acción ayuda a entender por qué merece la pena dedicarle tiempo. Estas son sus funciones principales en cualquier empresa:

• Convertir objetivos en resultados. Al detallar en un documento cómo alcanzar nuestras metas estamos definiendo lo que hacer en un periodo determinado para llegar a esos objetivos.
• Reducir la improvisación. Con un plan claro priorizamos las decisiones que tienen sentido en nuestra empresa, en lugar de dedicar tiempo a decisiones más impulsivas.
• Aportar tranquilidad al equipo. Cada persona sabe qué tiene que hacer, cuándo y con qué prioridad.
• Priorizar tareas. Cuando hay mucho trabajo encima de la mesa, ordenar por prioridad evita ese bloqueo de no saber por dónde empezar.
• Reaccionar a tiempo. Es importante que vayamos haciendo un seguimiento de lo que se va ejecutando para ajustar el plan si es necesario, teniendo en cuenta los cambios del mercado o del propio negocio.

Para que sea más fácil de entender y resumiendo para qué sirve un plan de acción en una empresa, es para dejar atrás el posponer acciones que sabemos que hay que hacer y pasar al «esto lo hace Paula antes del 15 de junio».

Cómo hacer un plan de acción en 5 pasos

Estos son los cinco pasos para hacer un plan de acción que de verdad funcione:

1. Definir objetivos.
2. Plantear acciones.
3. Priorizar tareas con fechas límite.
4. Elegir responsables.
5. Ejecutar tareas y controlar resultados.

Vamos a ver punto por punto cómo hacer el plan de acción de tu empresa:

1. Definir objetivos

El primer paso es pararte y ver con honestidad cuáles son las metas reales del negocio. Sin tener los objetivos claros no puedes definir hacia dónde quieres que vaya tu empresa.

No obstante, antes de meter un objetivo en el plan hay que validarlo: comprobar que es realista, medible y en línea con el resto del negocio. En nuestro post sobre los tipos de objetivos de una empresa puedes profundizar más en este punto.

2. Plantear acciones

Una vez que has definido los objetivos, es momento de describir las acciones para conseguirlos. Aquí el error más común es quedarse en lo genérico. Las tareas tienen que ser concretas, con todos los detalles que haga falta.

Por ejemplo: si el objetivo es duplicar las ventas el próximo mes, la tarea no puede ser que hay que hacer promociones o publicidad. Tiene que especificar:

• Qué promociones se van a lanzar.
• Quién las ejecuta.
• Cuándo se realizan.
• Cómo se ponen en marcha cada día.

Así, la planificación convierte los objetivos a corto, medio y largo plazo en acciones diarias concretas que cualquiera del equipo puede entender y ejecutar.

3. Priorizar tareas con fechas límite

Cuando hay muchos objetivos en marcha coordinar todas las tareas puede ser complicado. Por eso hay que priorizar y poner fecha límite a cada una.

Para visualizarlo te recomiendo que utilices algo como el diagrama de Gantt, una hoja de Excel en la que colocas cada tarea sobre una línea temporal. Sirve para ver de un vistazo qué tareas chocan entre sí y si el plan es realista o peca de optimista. Muchas veces, hasta que no lo dibujas, no te das cuenta de que estás pidiendo a una persona hacer cuatro cosas a la vez.

4. Elegir responsables

Asignar un responsable a cada objetivo es lo que hace que las cosas salgan adelante. Si una tarea no tiene dueño, nadie le da prioridad y acaba olvidada en el cajón.

Cada objetivo debe tener una persona, una sola, que rinda cuentas de su cumplimiento. Puede coordinarse con otros, pero la responsabilidad última es suya.

5. Ejecutar tareas y controlar resultados

Por último, pon en marcha cada tarea y define cómo, cuándo y con qué herramientas vas a medir el progreso. El seguimiento de cómo va el plan de acción permite al responsable analizar los datos y tomar decisiones para corregir lo que haga falta.

Si no revisas el plan de acción no estarás sacando provecho de esta herramienta.

Ejemplos de planes de acción

Vamos a ver 3 ejemplos de planes de acción que muestran cómo aplicar la metodología de los 5 pasos que hemos visto a los objetivos habituales que puede haber en una pyme, como aumentar las ventas, mejorar la liquidez y llevar una buena gestión del control financiero.

Ejemplo 1: aumentar las ventas un 15% en seis meses

Si nuestro objetivo es mejorar el volumen de ventas tenemos que aplicar varias tareas que nos permitan llegar a ese punto (siempre teniendo en cuenta nuestros recursos y que sea una meta realista):

Ejemplo 2: mejorar la liquidez en un trimestre

Las tareas a seguir serían las siguientes:

Si quieres ahondar más en este punto, te recomiendo el artículo sobre rotación de cuentas por cobrar y liquidez empresarial.

Ejemplo 3: profesionalizar la gestión financiera

Para mejorar la gestión de las finanzas de tu empresa tendrás que revisar y aplicar varios aspectos:

Para este tipo de plan, conviene revisar antes qué KPIs de empresas deben formar parte de tu cuadro de mando financiero.

Consejos para que tu plan de acción funcione

Tras años haciendo planes de acción con clientes y alumnos, te doy algunas recomendaciones que marcan la diferencia:

• Cuida la definición de los objetivos. Que estén bien divididos, detallados y validados son la base de todo lo que viene después.
• Apóyate en el diagrama de Gantt o cualquier otra herramienta visual que te ayude a que tus objetivos sean realistas en cuanto a responsables y límite de tiempo sin pecar de optimismo.
• Conecta el plan con tu estrategia. Las acciones sueltas no sirven si no responden a una estrategia que se integre en todo el plan de organización, finanzas y marketing.
• Revisa con periodicidad. Un plan de acción no es un documento que se guarda y se deja olvidado: tienes que revisarlo, ajustarlo y actualizarlo según los datos que obtienes al hacerle seguimiento.

Planificar es decidir antes de hacer

Un plan de acción no garantiza que vayas a tener éxito, pero sí evita la mayoría de los errores que vienen por improvisar los pasos a seguir. Deja por escrito qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo, y después mide si el negocio avanza en la dirección prevista o no.

Si necesitas ayuda para diseña tu plan de acción o para gestionar las finanzas de tu negocio, puedes o quieres una segunda opinión sobre el que ya tienes, puedes reservar una consultoría gratuita conmigo o suscribirte a mi newsletter para recibir contenido práctico de gestión y finanzas cada semana.