Gestión del tiempo: Matriz Urgente e Importante – Ejemplos

El bien más preciado que tienes en tu empresa es tu tiempo, y solo tú debes centrarte en tener uan gestión del tiempo eficaz.

No permitas que otras personas controlen tu tiempo, ya sean clientes, proveedores, jefes, empleados, compañeros…

Hay varias herramientas para mejorar tu productividad, para sacar el máximo partido a tu tiempo, en este artículo, explicaré la herramienta clave para mí personalmente, la matriz para el manejo del tiempo o la matriz del tiempo urgente e importante. Cuando aprendí a utilizarla, mi estrés se redujo considerablemente.

La matriz del tiempo urgente e importante en este artículo está explicada para el ámbito de la empresa, pero igualmente la puedes aplicar a tu ámbito personal. El razonamiento es el mismo.

1. Definición de Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es clave para cualquier persona, pero ¿sabes realmente lo que es? ¡Te lo cuento!

1.1 ¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso a través del cual, tu repartes tus horas disponibles entre las tareas que debes realizar.

1.2 ¿Qué es la gestión del tiempo eficiente?

La gestión del tiempo eficiente es el proceso a través del cual, repartes tus horas disponibles entre las tareas que debes realizar, de una forma eficiente, mejorando con ello, tu productividad y tu calidad de vida.

2. Definición de Matriz del tiempo urgente e importante

Esta matriz para el manejo del tiempo me ha ayudado muchísimo para saber cómo organizarme. Por eso, he decidido compartirla contigo.

2.1 ¿Qué es la matriz del tiempo urgente e importante?

La matriz del tiempo de Eisenhower es esencial para organizarte, a través de un razonamiento muy simple sobre la importancia de la tarea a realizar y su urgencia.

Cuando te acostumbres a su utilizarla, clasificarás tus tareas de forma automática, siendo productivo sin ser consciente de ello.

Llegarás a ser productivo de forma inconsciente.

2.1.1 Tareas urgentes

Son aquellas tareas que requieren tu acción inmediata, para evitar consecuencias negativas en tu empresa, pues tienen una fecha límite muy próxima.

2.1.2 Tareas importantes

Son aquellas tareas vitales, que has de realizar por la viabilidad y funcionamiento de tu empresa, pues las consecuencias de no hacerlas, pueden ser nefastas.

2.1.3 Cuadrantes de la matriz del tiempo urgente e importante

La matriz del tiempo urgente e importante es una representación gráfica, en un cuadrante de dos ejes, indicando un mayor o menor nivel de importancia o urgencia de la tarea a realizar. Esta matriz es muy visual.

• Cuadrante I: Importante + Urgente. CRISIS. Son aquellas tareas que debes hacer inmediatamente. Si no las haces, las consecuencias son problemas muy grabes.
• Cuadrante II: Importante + No Urgente. PLANIFICACIÓN. Son aquellas tareas que debes planificar en tu agenda, para resolverlas antes de pasar a ser urgentes.
• Cuadrante III: No Importante + Urgente. INTERRUPCIONES. Son aquellas tareas que pueden esperar, incluso puedes delegar en otra persona su realización.
• Cuadrante IV: No Importante + No Urgente. TRIVIALIDADES. Son aquellas tareas que si no las haces, no pasa absolutamente nada, por tanto, no las hagas, el efecto es el mismo, y ganas tiempo.

Un resumen de esta explicación, quedaría reflejado en el siguiente esquema:

Qué te emociones te genera cada una de estas situaciones:

Por tanto, ¿qué debes hacer con las tareas de cada cuadrante?:

3. ¿Qué son los ladrones de tiempo?

Se conocen como ladrones del tiempo, todas aquellas tareas o circunstancias que te entretienen y te alejan de tus actividades principales.

3.1 Tipos de ladrones de tiempo

Aquellas circunstancias que te roban tiempo pueden tener un origen interno o externo.

3.1.1 Ladrones de tiempo internos

Son aquellas tareas o circunstancias que generas tú mismo, como pueden ser:

• Hacer varias tareas al mismo tiempo y no terminar ninguna.
• Mala planificación.
• No tener objetivos.
• Estar desmotivado.
• Ser muy perfeccionista.
• No saber priorizar.
• No dejar tiempos muertos en la agenda para imprevistos.
• Ser desordenado.
• No saber decir no (asertividad).
• Falta de concentración.
• No ser puntual.
• Postergar la toma de decisiones.

3.1.2 Ladrones de tiempo externos

Son aquellas tareas o circunstancias ajenas a ti:

• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Redes sociales.
• Reuniones de trabajo.
• Conversaciones con clientes, proveedores o empleados carentes de valor.
• Interrupciones imprevistas.
• Visitas no planificadas.

3.2 ¿Evitar ladrones de tiempo?

Para evitar los ladrones del tiempo tienes que ser el responsable de tu tiempo y tus tareas, para ello has de:

• Planificar todo tu tiempo, dejando huecos para imprevistos.
• Establecer objetivos claros y realistas.
• Priorizar lo importante.
• Dividir tareas grandes en varias tareas pequeñas y sencillas.
• Aprender a delegar.
• Controlar siempre la tarea realizada y la tarea pendiente.
• Controlar nuestros mayores ladrones de tiempo.

4. ¿Cómo gestionar de forma óptima el tiempo en tu empresa?

Hablar de cómo debes gestionar el tiempo en tu empresa, es hablar de cómo debes gestionar tus prioridades.

Trabaja con una agenda a semana vista.

Para mí, la mejor forma de trabajar es con una agenda en formato semana vista (en papel o digital). En ella hago la planificación de toda la semana e incluso de las siguientes, si tengo tareas a realizar.

Centrar todos tus esfuerzos en optimizar tu tiempo:

• Clasifica: siempre por urgencia e importancia, según nuestra matriz.
• Focaliza: ponen tu foco sobre lo realmente importante. Hazte la siguiente pregunta, ¿si esto no lo hago, qué sucede?
• Organiza: tu agenda, que seas tú quien decida el orden a seguir, no los demás.
• Fija plazo de vencimiento: has de limitar temporalmente cada tarea.
• Concentración: en aquello que estás haciendo en ese momento, evita distracciones para conseguir tu objetivo de forma óptima.
• No interrupciones: controla la interrupciones de tu tarea, como el teléfono o el correo.
• Elimina todo lo desagradable: aquello que no te gusta hacer, cuanto antes lo hagas, mejor. Tendrás más libertad y paz después.
• Espacio imprevistos: no completes todas las horas laborales de tu agenda, no es real, siempre hay algún imprevisto urgente, que te destrozará tu planificación.
• Asertividad: aprende a decir no, para controlar tu propio tiempo.
• Orden: en tu hogar y en tu oficina. El caos atrae al caos, no lo olvides.
• Programación: ten actividades fijas determinados días, te ayudarán a adaptarte a este sistema de trabajo.

5. Ejemplos

Vamos a ver algunas formas de crear tu propia matriz para el manejo del tiempo.

Cuadrante I: Importante + Urgente

Son aquellas tareas que debes hacer inmediatamente.

Ejemplo:

• Reunión con un cliente para el cierre de una venta.
• Entrega de documentación para la concesión de una subvención.
• Resolver conflictos: entre empleados, con clientes, con proveedores.

Cuadrante II: Importante + No Urgente

Son aquellas tareas que debes planificar en tu agenda.

Ejemplo:

• Gestión proactiva con clientes, gestión comercial.
• Definición de objetivos y su control.
• Emisión de facturas y control de cobros.

Cuadrante III: No Importante + Urgente

Son aquellas tareas que pueden esperar.

Ejemplo:

• Llamada de un posible proveedor que nos ofrece un descuento, pero no necesitamos mercancía.
• Leer correos y atender llamadas de teléfono.
• Envío de documentación a nuestra gestoría, banco, etc.

Cuadrante IV: No Importante + No Urgente

Son aquellas tareas que si no las haces, no pasa nada.

Ejemplo:

• Reunión con un posible cliente que quiere un descuento demasiado elevado.
• Llamada de teléfono de un posible proveedor que no te interesa su producto.
• Llamada de teléfono de posibles colaboradores que quieren vendernos algo.

6. Vídeo sobre cómo gestionar el tiempo

7. Conclusiones

La gestión de tu tiempo es uno de los pilares de la productividad empresarial, y tú eres el único responsable de su gestión.

No permitas que otras personas tenga poder sobre tu tiempo, es tuyo, y solo tú puedes decidir qué hacer con él.

Por tanto, planifica tu agenda, en función de los objetivos que quieras conseguir, controla su cumplimiento y no permitas interrupciones.

Muchas gracias por leer este artículo, me encantará leerte a ti, por favor, deja un comentario!!