Matriz de gestión del tiempo: cuadrantes y ejemplos

La productividad de una empresa se puede medir de muchas formas, y no solo prestando atención a la cantidad de trabajo que se lleva a cabo, sino las tareas específicas que se hacen, en qué momentos de la semana y con qué prioridad. La matriz de gestión del tiempo está relacionada precisamente con eso, con saber gestionar el tiempo clasificando las tareas a realizar según dos criterios: urgencia e importancia.

En este caso nos centramos en la matriz de Eisenhower para el ámbito empresarial, aunque puedes aplicarla también en tareas personales. Con la matriz de administración del tiempo puedes organizar tus prioridades para mejorar los procesos internos de tu empresa y ahorrar tiempo para centrarte en lo que realmente aporta valor.

4 cuadrantes de la matriz de Eisenhower

La matriz del tiempo se le atribuye a Dwight D. Eisenhower, el 34.º presidente de los Estados Unidos , quien citó a un rector de universidad en un discurso de 1954 diciendo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.

Así, la matriz de gestión del tiempo es una herramienta muy visual que te ayuda a clasificar qué tienes que hacer primero, qué puedes delegar en otras personas, qué puedes dejar pendiente sin atenderlo ahora o qué actividades puedes eliminar por no ser lo suficientemente importantes.

Las tareas se pueden dividir en cuatro cuadrantes según la prioridad:

1. Urgente e importante.
2. No urgente e importante.
3. Urgente y no importante.
4. No urgente y no importante.

En esta imagen puedes verlo más claro:

La clave de la matriz del tiempo es que tienes que pensar la importancia de cada tarea antes de realizarla, evitando ocupar tu tiempo en tareas que podrías dejar para más adelante y centrarte en las más importantes para la gestión de tu negocio.

¿Cómo hacerlo? A continuación vemos ejemplos de cómo puedes utilizar la matriz de gestión del tiempo.

Estas son algunas sensaciones que pueden generar cada tipo de cuadrante:

Ejemplos de matriz del tiempo: cómo clasificar las tareas

Vamos a ver diferentes ejemplos en función de cada tipo de cuadrante:

Cuadrante I: urgente e importante

Son tareas que necesitan una atención inmediata, interpretando que, si no se hacen, pueden tener consecuencias negativas. Normalmente son tareas relacionadas con problemas que surgen, situaciones de crisis o actividades pendientes que tienen un plazo muy próximo.

• Ejemplos:
• Resolver una avería que afecta a la producción en una fábrica.
• Atender a un cliente importante que tiene una incidencia.
• Gestionar pagos cuyo plazo finaliza para evitar recargos.
• Preparar documentación obligatoria cuando queda poco para cumplirse el plazo.

A pesar de ser un cuadrante que indica lo más importante a realizar, es necesario controlar el número de tareas previstas en esta clasificación, ya que si ocupan gran parte del tiempo, es que algo no estamos gestionando bien internamente en nuestra empresa.

Si normalmente ocupamos el cuadrante con tareas de preparación de documentos o pagos a punto de finalizar, deberíamos planificar mejor este tipo de tareas para hacerlas con más antelación y evitar que supongan gran parte de las tareas urgentes e importantes.

Cuadrante II: no urgente e importante

Es un cuadrante que puede tener un gran impacto en el crecimiento de la empresa, ya que en él se incluyen actividades que, aunque no hay que hacer inmediatamente, aportan valor a medio y largo plazo.

Ejemplos:

• Revisar el plan estratégico del negocio.
• Formar al equipo en nuevas herramientas o procesos que queremos implementar.
• Crear nuevos procesos internos que aumenten la productividad.
• Planificar campañas de marketing.
• Analizar indicadores financieros.
• Revisar precios y costes de nuestros productos o servicios para mejorar su rentabilidad.

Lo ideal es que dediques la mayor parte de tu tiempo a este cuadrante de la matriz de administración del tiempo, ya que de ello dependerá el desarrollo de tu empresa.

Cuadrante III: urgente y no importante

Son actividades que hay que hacer de forma urgente pero que puedes delegar a otros trabajadores o profesionales externos. Este tipo de urgencias pueden distraer del objetivo principal, por lo que se pueden delegar en otras personas.

• Ejemplos:
• Llamadas a proveedores o clientes que puede hacer el departamento comercial.
• Revisión de correos que hay que responder pero que puede gestionar alguien que no sea el gerente o CEO de la empresa
• Modificaciones de pedidos, citas o reservas.

Normalmente este cuadrante también quita mucho tiempo y da una sensación de ocupar gran parte de las tareas sin ser gestiones productivas, por eso es importante estructurar bien los procesos internos, delegar y dejar claras las tareas que tiene cada empleado o departamento.

En este artículo abordamos con más detalle los departamentos de una empresa y sus funciones.

Cuadrante IV: no urgente y no importante

Son actividades que no aportan valor a la empresa, ni a corto ni a largo plazo, por lo que se pueden eliminar. Muchas veces no se presta importancia a estas tareas porque parecen insignificantes, pero si se acumulan pueden suponer una gran pérdida de tiempo.

Ejemplos:

• Revisar las redes sociales sin un objetivo estratégico.
• Tareas administrativas que son innecesarias.
• Reuniones internas sin un objetivo claro.
• Actividades que se pueden automatizar.

Es importante reflexionar sobre qué tareas podemos dejar de hacer por no aportar nada a nuestro negocio para destinar ese tiempo a las tareas realmente importantes.

La matriz del tiempo de Eisenhower puede ayudar a transformar los procesos internos de una empresa, facilitando la gestión del tiempo al priorizar las tareas más importantes para orientar el trabajo hacia las actividades que realmente aportan valor a nuestro negocio.

Gracias a esta planificación podremos dedicar tiempo a lo que realmente importa: los objetivos de la empresa, la estrategia y la productividad.