Organigrama: ¿Qué es y como hacerlo? + Ejemplos

Es importante que en tu empresa o negocio tengas bien definido un organigrama, porque muestra la estructura organizativa, es decir, informa cómo está ordenada internamente.

El organigrama de una empresa la ordena y estructura dentro de su comunicación formal, es decir, informa a todos de forma oficial qué departamentos hay en tu empresa, qué personas ocupan sus puestos, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre ellos.

En este artículo te voy a explicar cómo puedes organizar los departamentos de tu empresa, haciendo tu organigrama, con varios ejemplos de estructuras de pequeñas y medianas empresas de distintos sectores o actividades.

1. Definición de un organigrama

El organigrama de una empresa es la representación gráfica de su estructura interna.

1.1 ¿Qué es un organigrama?

Es un esquema de tu empresa.

Este puede ser el organigrama básico de cualquier empresa:

La función esencial del organigrama es informar, tanto a personas internas como externas de la empresa.

La información que contiene un organigrama es la siguiente:

• Departamentos.
• Personas
• Funciones
• Relaciones jerárquicas.

Puedes hacer una representación sencilla, incluyendo solamente los departamentos, o una representación más completa que añada las personas incluidas en ellos y las competencias que tienen.

Hacer un organigrama es sencillo, solo necesitas usar Power Point.

1.1 Departamentos dentro de una empresa

Todos los departamentos de tu empresa han de cooperar y trabajar unidos para conseguir un objetivo común. Esto queda reflejado en tu organigrama.

Los departamentos más comunes en una empresa son los siguientes:

• Dirección General.
• Compras.
• Almacén.
• Logística.
• Producción.
• Marketing.
• Comercial.
• I+D.
• Administración.
• Finanzas.
• Recursos humanos.

Tu organigrama es la imagen de tu empresa, por tanto, has de adaptarlo a ella. Puedes añadir otros departamentos como pueden ser:

• Sistemas de información.
• Calidad.
• Atención al cliente.
• Exportación.
• Expansión.
• Asesoría jurídica.
• Etc..

Dependiendo del tamaño de tu empresa, tu actividad y el número de empleados, tendrás más o menos departamentos desarrollados.

Ten claro, que la mayoría de las funciones de esos departamentos se están haciendo, lo más habitual es que seas tú quien realiza todas las actividades en las cuales no tengas un departamento creado en tu empresa.

1.2 Personas responsables de cada departamento

Cada departamento tiene una persona responsable de él, con unos empleados a su cargo.

Son los jefes de departamento, por ejemplo:

• Jefe de compras – José García.
• Jefe de producción – María García.
• Jefe de comercial – Pedro García.
• Jefe de administración – Ana García.

1.3 Funciones de Director Ejecutivo o CEO (Chief Executive Officer)

Las funciones básicas a realizar por el Director Ejecutivo o CEO de la empresa, es decir, tus funciones son las siguientes:

• Definir y potenciar la imagen corporativa y cultura de tu empresa.
• Planificar el modelo de negocio que vas a seguir.
• Tomar decisiones de estrategia
• Informar y controlar el cumplimiento de objetivos.
• Organizar los diferentes departamentos de tu empresa.
• Coordinar y unir el trabajo de todos los departamentos.
• Gestionar y motivar el talento de tu empresa.

1.4 Funciones de los departamentos de una empresa

A continuación tienes las funciones básicas a realizar dentro de cada departamento. Estas son orientativas, pues dependen del tipo de actividad, sector y tamaño de tu empresa pueden variar.

• Compras.
  • Gestión de proveedores.
  • Optimizar los costes de compra.
  • Gestión de compras: calidad y documentación.
  • Gestión de stock.
  • Analizar tendencias y alternativas fuentes de suministro.

• Almacén.
  • Gestión de recepción, almacenamiento y salida de mercancía.
  • Conservación y mantenimiento de la mercancía.
  • Gestión de inventario.

• Logística.
  • Gestión de negociación con empresas de logística
  • Gestión y trazabilidad de expediciones.

• Producción.
  • Planificación de la producción y materia prima necesaria.
  • Ejecución del proceso productivo.
  • Innovar y mejorar producción.
  • Control de calidad proceso productivo.

• Marketing
  • Elaboración del Plan de Marketing.
  • Diseño e implantación de la estrategia de marketing.
  • Gestión de la marca personal.
  • Estudio de mercado.
  • Estrategia de comunicación.
    • Calendario de eventos, ferias y relaciones públicas.
    • Desarrollo estrategia: web, blog y redes sociales.
  • Crear campañas publicitarias.
  • Gestión de tu web y posicionamiento (SEO).
  • Control del presupuesto y objetivos.

• Comercial
  • Previsión de ventas.
  • Elaboración estrategias de captación y fidelización de clientes.
    • Gestión clientes activos.
    • Captación de nuevos clientes.
    • Gestión antiguos clientes no activos.
  • Ejecutar campañas y promociones.
  • Establecer métodos de atención al cliente.
  • Control de objetivos.

• I+D.
  • Identificar oportunidades.
  • Generar ideas de nuevos proyectos.
  • Transformación digital de la empresa.

• Administración y Contabilidad.
  • Administración
    • Gestión de facturas de clientes y proveedores.
    • Gestión de cobros y pagos.
  • Contabilidad
    • Apuntes contables.
    • Preparación y pago de impuestos.
    • Cierre ejercicio.
    • Obligaciones registrales.

• Finanzas y Control de gestión.
  • Finanzas
    • Gestión de costes.
    • Plan financiero: gestión de presupuestos y búsqueda de financiación.
    • Análisis y control objetivos.
  • Control de gestión.
    • Control cumplimento objetivos de todos departamentos.
    • Análisis evolución entorno.
    • Plan estratégico: asesoramiento estratégico a Dirección.

• Recursos humanos.
  • Gestión administrativa de personal.
  • Reclutamiento y selección personal.
  • Formación y desarrollo profesional.
  • Evaluación del desempeño.
  • Descripción y retribución del puesto de trabajo

1.5 Relaciones jerárquicas

En una pequeña y mediana empresa la posición jerárquica es más reducida:

• CEO o Director Ejecutivos o Director General.
• Jefes de departamento.
• Operarios.

En una gran empresa la posición jerárquica es la siguiente:

• CEO o Director Ejecutivos o Director General.
• Director de departamento.
• Jefes de áreas.
• Supervisores.
• Operarios.

2. Para qué sirve un organigrama

El organigrama te permite analizar cada una de las áreas de tu empresas, reflejando la estructura e información de toda ella.

En un organigrama puedes tener los nombres de las personas que están a cargo de dirigir cada departamento y la relación de competencias que tiene.

Aunque su necesidad es indudable en empresas de gran tamaño no podemos pasar por alto que el organigrama de una empresa pequeña también resulta igual de útil y necesario.

Es útil tanto para el personal interno como colaboradores, proveedores y clientes, al tener identificado quién es el responsable de una determinada área, todos saben con quién tienen que comunicarse.

2.1 ¿Cuándo hacer el organigrama de tu empresa?

El organigrama de una empresa se elabora dentro del Plan de negocio, cuando vas a crear tu empresa, o dentro del Plan estratégico, cuando tu empresa está en funcionamiento, necesitarás rediseñar su estructura para tener un crecimiento sostenido.

2.2 ¿Quién elabora el organigrama de una empresa?

El organigrama está confeccionado por el departamento de recursos humanos, porque estructura y organiza a todo el personal de tu empresa.

Si tu empresa es pequeña no tienes departamento de recursos humanos, eres tú, el Director general o CEO quien se encarga de la selección y gestión del personal, por tanto, serás tú el responsable de elaborar tu organigrama.

3.  Tipos de organigramas

Existen muchos tipos de organigramas, aquí tienes los más utilizados:

• Organigrama horizontal: Sus departamentos están ordenados de izquierda a derecha y sus niveles jerárquicos se representan en columnas.

• Organigrama vertical: Sus departamentos están ordenados en forma de pirámide, de arriba (Dirección General) hacia abajo (trabajadores). Este es el esquema que vas a ver en los ejemplos de este artículo.

• Organigrama circular: En el centro está la Dirección General y alrededor, formando un círculo, están el resto de departamentos.

• Organigrama mixto: Es una mezcla de los tres anteriores.

4. Ejemplos de organigramas

Ahora vas a tener varios ejemplos de organigramas para que puedas encontrar uno similar a la estructura de tu empresa.

Están de menor tamaño a mayor, por tanto, cuanto más crece la empresa, más complejo es su organigrama.

4.1 Organigrama de un emprendedor

Este es el más sencillo, pues todo lo haces tú, jejejeje.

4.2 Organigrama de una empresa pequeña o microempresa

En este caso, tienes algún empleado que te ayuda, normalmente en estará en administración o producción. Además, tendrás externalizados los servicios de contabilidad, fiscal y laboral.

4.3 Organigrama de una pyme o empresa de servicios

En este caso, tienes contratados varios empleados (administración, producción o ventas) y externalizados varios servicios (contabilidad, fiscal, laboral y marketing).

4.4 Organigrama de una pyme o empresa de productos

En este caso es similar al anterior, solo que incluye departamento de producción, almacén y logística, los cuales desarrollan el proceso de fabricación y entrega al cliente.

Tienes contratados varios empleados (administración, producción o ventas) y externalizados varios servicios (contabilidad, fiscal, laboral y marketing).

4.5 Organigrama de una pyme de gran tamaño

En este caso, para una empresa de mayor tamaño, puedes ver cómo organizar la mayoría de los departamentos vistos en apartados anteriores.

5. Cómo hacer un organigrama

Para elaborar tu organigrama necesitas tener claro cuáles son los departamentos que tiene y necesita tu empresa.

Antes de hacer tu organigrama, debes tener en cuenta:

• Tú puedes ocupar varios departamentos al mismo tiempo.
• Puedes tener varios departamentos unidos, realizando sus tareas una misma persona.
• Puedes tener uno o varios departamentos externalizados.

5.1 Pasos para hacer un organigrama

Estos serían los pasos a realizar para hacer tu propio organigrama:

1. Haz un listado con todos los departamentos de tu empresa.
2. Define las funciones a realizar en cada departamento y la persona responsable de realizar esas tareas.
3. Haz un esquema con Power Point de tus departamentos. Puedes guiarte con los ejemplos anteriores.
4. Analiza que el funcionamiento es adecuado e identificadas las tareas a optimizar. Es aconsejable identificar:
   • Tareas en las cuales tu empresa es buena y las que no es tanto.
   • Tareas principales o estratégicas y tareas secundarias.

Es una forma de saber cuáles son las actividades candidatas a delegar o externalizar, para hacer crecer tu empresa.

5. Comunica a todos tus empleados el organigrama, para que cada uno sepa cuál es su puesto y responsabilidad.

¡¡Enhorabuena!! ¡¡Ya tienes tu organigrama!!

6. Ventajas y desventajas de un organigrama

Tiene muchas ventajas frente a sus desventajas, a continuación tienes ambas.

6.1 Ventajas de un organigrama

Son muchas las ventajas de hacer un organigrama, estas son algunas de ellas:

• Su organización te ayuda a conseguir tus objetivos.
• Transparente en política de promoción y ascensos de la plantilla.
• Muestra la cadena de mando y las relaciones entre los departamentos.
• Divide y reparte el trabajo de forma clara.
• Informa quién es el responsable de cada área.
• Facilita las tareas de supervisión de los mandos intermedios.

6.2 Desventajas de un organigrama

Siempre es aconsejable que tengas hecho el organigrama de tu empresa, aunque debes saber que tiene alguna desventaja:

• No refleja, ni tiene en cuenta las relaciones informales.
• Trasladar la estructura del papel a la realidad, puede ser complicado en algún departamento o persona.
• Exige constante actualización, para que sea útil.

7. Conclusiones

El organigrama es una herramienta imprescindible en tu empresa, pues te ayudará a organizar su estructura interna.

Gracias al organigrama tendrás identificado cada departamento de tu empresa, qué personas son sus responsables, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan todos entre sí.

Podrás analizar si tu estructura actual es óptima o es susceptible de mejorar. Esto ayudará a tu empresa a crecer. Buscando alternativas con la contratación de nuevos empleados para desarrollar nuevos departamentos o eliminar algún departamento que se exceda en costes externalizando sus servicios, por ejemplo el departamento financiero, logística o marketing.

Si no tienes hecho el organigrama de tu empresa ¡¡Ponte con ello!!

¡Muchas gracias por el tiempo empleado en leerme!! Por favor,