Cómo saber si puedes permitirte contratar a un trabajador

Llega un momento en el que el equipo está saturado, los clientes esperan más de la cuenta y tú acabas haciendo tareas que no deberías hacer.

La primera solución que aparece es evidente:

«Necesitamos contratar a otra persona».

Puede ser una buena decisión. Sin embargo, antes de publicar la oferta, conviene comprobar si la empresa puede sostener esa contratación.

Porque contratar no consiste únicamente en pagar una nómina. Supone asumir un nuevo coste fijo, disponer de liquidez desde el primer mes y esperar un periodo hasta que la persona sea plenamente productiva.

La pregunta correcta no es solo si necesitas ayuda, sino:

¿Puede tu empresa permitirse contratar sin poner en riesgo su tesorería?

El salario no es el coste total de contratar

Uno de los errores más frecuentes es calcular la contratación utilizando únicamente el salario bruto.

La empresa también deberá asumir las cotizaciones a la Seguridad Social, posibles complementos salariales, seguros, prevención de riesgos laborales, formación, equipamiento y herramientas.

Además, pueden aparecer otros costes:

• Ordenador, teléfono o material.
• Licencias de programas.
• Espacio de trabajo.
• Selección y contratación.
• Tiempo dedicado a formar a la persona.
• Vacaciones, permisos y posibles bajas.
• Indemnización si la relación laboral termina.

Por tanto, para tomar la decisión necesitas calcular el coste empresa anual completo, no mirar solo la cifra que aparecerá en la nómina.

Si una contratación supone un coste anual de 35.000 euros, la empresa debe generar suficiente margen adicional para cubrir esos 35.000 euros. Facturar esa cantidad no será suficiente, porque las ventas también tienen otros costes asociados.

Para realizar una primera estimación, puedes consultar este artículo de Factorial sobre el coste de un trabajador para la empresa, donde se explican los conceptos que deben añadirse al salario bruto, como las cotizaciones empresariales y otros gastos vinculados a la contratación.

¿Cuánto debes vender para cubrir la contratación?

La respuesta depende del margen de contribución de tu empresa.

Imagina que el nuevo trabajador tiene un coste anual completo de 36.000 euros y tu margen de contribución es del 40 %.

Para calcular las ventas adicionales necesarias:

36.000 ÷ 40 % = 90.000 euros

La empresa necesitaría generar aproximadamente 90.000 euros adicionales de ventas para cubrir el coste de la contratación.

Si tu margen fuera del 25 %, necesitarías facturar 144.000 euros adicionales.

Esta diferencia explica por qué dos empresas con el mismo coste laboral pueden necesitar volúmenes de ventas completamente distintos.

También debes analizar si la persona generará ventas directamente, aumentará la capacidad de producción, reducirá errores o liberará tiempo de otra persona que sí produce ingresos.

No todas las contrataciones aportan valor de la misma manera, pero todas deben tener un objetivo económico u operativo concreto.

Qué debes calcular antes de contratar

Antes de tomar la decisión, revisa estas cinco áreas.

1. Coste anual completo

Calcula el salario bruto, las cotizaciones empresariales y todos los gastos necesarios para que la persona pueda desarrollar su trabajo.

Pide a tu asesoría laboral una simulación adaptada al tipo de contrato, convenio, categoría profesional y jornada. No utilices un porcentaje genérico como si todas las contrataciones costaran lo mismo.

El Ministerio de Trabajo recoge los principales trámites que debe realizar una empresa al contratar personal.

2. Ventas o margen adicional necesario

Determina qué resultado debe producir la contratación para compensar su coste.

Puede tratarse de:

• Nuevas ventas.
• Más servicios entregados.
• Mayor capacidad productiva.
• Reducción de trabajos subcontratados.
• Menos errores y reclamaciones.
• Tiempo liberado para funciones comerciales o estratégicas.

Define indicadores concretos. «Que nos ayude con todo» puede expresar perfectamente tu estado de ánimo, pero no es una descripción financiera del puesto.

3. Liquidez disponible

Aunque la contratación vaya a ser rentable, la empresa deberá pagarla desde el primer mes.

En cambio, las ventas adicionales pueden tardar en llegar y cobrarse. Por eso necesitas una previsión de tesorería que incluya:

• Coste mensual del trabajador.
• Gastos iniciales de incorporación.
• Periodo de formación.
• Fecha prevista de los nuevos ingresos.
• Plazos reales de cobro.
• Posibles desviaciones.

Mantener un colchón de tesorería evita que un retraso comercial convierta una buena contratación en un problema de caja.

4. Tiempo hasta alcanzar la productividad

Una nueva incorporación no suele rendir al máximo desde el primer día.

Necesitará conocer los procesos, las herramientas, los clientes y la forma de trabajar de la empresa. Durante ese periodo, otra persona tendrá que dedicar tiempo a formarla y supervisarla.

Incluye este tiempo de aprendizaje en los cálculos. Si esperas productividad completa desde la primera semana, el presupuesto será muy optimista y la persona probablemente tendrá una bienvenida un poco intensa.

5. Escenario desfavorable

Antes de contratar, analiza qué sucedería si las ventas previstas no llegan, un cliente importante se marcha o los cobros se retrasan.

Pregúntate:

• ¿Cuántos meses podríamos mantener el nuevo coste?
• ¿Seguiríamos pagando nóminas e impuestos?
• ¿Necesitaríamos financiación?
• ¿Qué decisiones tomaríamos si el plan comercial no funciona?

Una contratación no debería depender de que todo salga exactamente como estaba previsto.

Señales de que puedes estar preparado

La empresa probablemente está en condiciones de contratar cuando:

• El puesto responde a una necesidad estable.
• Conoces su coste total.
• Dispones de margen suficiente.
• Puedes financiar los primeros meses.
• Has definido sus funciones y objetivos.
• La incorporación aumentará capacidad o rentabilidad.
• El equipo actual dispone de tiempo para formar.
• El escenario desfavorable sigue siendo asumible.

La contratación también debe formar parte del análisis sobre si tu empresa está preparada para crecer. No debería ser únicamente una reacción al agotamiento del empresario.

Contratar con números y no solo con urgencia

Contratar puede liberar al equipo, mejorar el servicio y permitir que la empresa crezca. Pero también incrementa los costes fijos y reduce la capacidad de reacción si los ingresos fallan.

Antes de decidir, calcula el coste completo de la contratación, las ventas adicionales necesarias y los meses durante los que podrías asumir ese gasto sin poner en riesgo la tesorería.

Porque necesitar a una persona y poder contratarla son dos cuestiones diferentes. Lo ideal es que los números respondan antes de que lo haga el cansancio.

Cada semana comparto consejos prácticos para ayudarte a entender tus números, controlar la tesorería y tomar decisiones empresariales con mayor claridad.

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