¿Necesitas recortar gastos de tu empresa? ¿Te preguntas por qué y cómo reducir gastos de una empresa? Tu negocio ha de estar enfocado siempre en hacer crecer sus beneficios.

Cuando tu empresa trabaja en incrementar su beneficio, la solución puede estar en una de estas tres opciones:

• Recortar gastos en la empresa.
• Aumentar ingresos o ventas.
• Ambas: reducir costes + aumentar ingresos.

Aunque el concepto de gasto y coste a nivel contable tiene diferencias en su significado, en este artículo los utilizaré como sinónimos para no confundir a los lectores que están empezando en el mundo de las finanzas.

Reducir los gastos puede parecer la solución más rápida y sencilla, pero no siempre es fácil de hacer.

¿Qué quiero decir con esto?

Que habrá veces que no puedas reducir más tus gastos, porque ya estén optimizados o sean imprescindibles para tu crecimiento. Si el problema no está en la gestión de tus gastos, es porque está en la gestión de tus ventas.

¿Cómo saber si puedes o no reducir gastos en tu empresa?

En este artículo quiero explicar cómo gestionar uno de los dos factores que influyen en el cálculo del beneficio, recortar gastos en tu empresa, sin que afecte a tu plan de expansión. 

Es importante saber qué gastos puedes reducir sin afectar a tu crecimiento.

Una vez tengas optimizada tu estructura de costes, porque has reducido al máximo tus gastos, tendrás que trabajar el segundo factor, incrementar tus ingresos; pero esto lo trataremos en otro artículo.

1. Principales costes a los que tiene que hacer frente una empresa

Para que puedas identificar y diferenciar los principales costes de tu empresa, empieza dividiéndolos entre los dos grupos: costes fijos y costes variables.

1.1. Costes fijos de una empresa

Lo primero que debes hacer es crear una lista con todos los costes fijos de tu empresa.

Costes Fijos: Salarios + Gastos Generales

Es decir, aquellos gastos que vas a tener que soportar cada mes independientemente de que estés desarrollando tu actividad o no.

Por ejemplo, si cierras la empresa durante una semana por vacaciones, tus gastos fijos serán aquellos que seguirás pagando durante esa semana.

Por si te ayuda, te dejo aquí una lista con los costes fijos más comunes con los que me suelo encontrar:

• Tu sueldo.
• Sueldos de tus empleados.
• Alquiler.
• Reparaciones.
• Servicios profesionales: asesor fiscal, contable, community manager, etc.
• Seguros.
• Publicidad: Facebook Ads, Google Ads, etc.
• Suministros: Teléfono, electricidad, agua, etc.
• Otros
  

¿Ya has creado tu lista de gastos?

Ordena de más a menos imprescindible la lista tus costes fijos.

Habrá algunos costes que no tendrás claro si son imprescindibles o no, en el siguiente punto aprenderás cómo clasificarlos.

1.2. Costes variables de una empresa

Los costes variables son aquellos gastos que solo se generan cuando estás produciendo o vendiendo.

Al igual que con los costes fijos, te recomiendo que crees una lista con todos tus costes variables para tenerlos identificados.

Te dejo aquí también una lista con los costes variables más comunes.

• Compras:
  • Producto.
  • Materia prima.
  • Envases.
  • Embalajes.
• Gastos de transporte del producto.
• Comisiones de venta:
  • TPV.
  • Paypal.
• Otros.

Ordena de más a menos imprescindible la lista tus costes variables.

La división entre costes fijos y variables a veces se hace bastante compleja. Si hay algunos costes que te cuesta más diferenciar, puedes ayudarte de este artículo en el que profundizo más sobre ello, costes fijos y variables.
¿Ya tienes las dos listas creadas?

Vamos al siguiente paso.

2. Ahorrar a corto plazo vs Reducir gastos a largo plazo

Para poder saber qué gastos son más imprescindibles o menos, es necesario entender cuál es la función del gasto dentro de tu empresa.

El gasto que has identificado como imprescindible, ¿es realmente imprescindible?

Quizá no lo necesites para vender hoy ni mañana, pero igual sí que lo necesitas a largo plazo para asegurar el crecimiento de tu empresa.

Por lo tanto, antes de empezar a recortar tus gastos, es importante que tengas claros estos dos puntos:

2.1. Cuáles son los objetivos de tu empresa

Tienes que tener objetivos establecidos a:

• Corto plazo.
• Medio plazo.
• Largo plazo. 

Para ello, necesitas pensar qué quieres conseguir dentro de unos años con tu negocio y si las decisiones que estás tomando ahora te ayudan a acercarte un poquito más a esa meta. 

Una vez tengas los objetivos definidos, tienes que ver qué aporta cada gasto a cada uno de estos objetivos. 

Si identificas gastos que no ayuden a conseguir ninguno de tus objetivos, estos serán realmente prescindibles.

2.2. Qué aporta cada gasto a tus objetivos

Hay veces que no tenemos claro si nuestros gastos están ayudando realmente a cumplir los objetivos establecidos o no.

Si esto es así, es porque no estás midiendo y controlando correctamente el funcionamiento de tu empresa.

Así que antes de empezar a tomar decisiones drásticas, empieza a medir.

¿Y si mis objetivos no se pueden medir?

Si este es tu caso, entonces tu objetivo no es un buen objetivo.

Todos los objetivos deben ser medibles incluso aunque sean a muy largo plazo, para ello han de ser claros, concisos y concretos. 

3. Cómo reducir los gastos en una empresa con diferentes fórmulas

Ahora que tienes una lista con los gastos de tu empresa identificados y ordenados de más imprescindibles a menos según tus objetivos, ya puedes aplicar las siguientes fórmulas para reducir gastos en tu empresa.

3.1. Eliminar gastos que NO son necesarios

Elimina aquellos gastos que si desaparecen no afectarían en nada en el desarrollo de los objetivos que tienes para la empresa.

Estos gastos los encontrarás principalmente en la lista de costes fijos de tu empresa.

Ejemplo:

Tienes subcontratada una herramienta de email marketing pero actualmente no está enviado newsletter porque tu base de datos es muy pequeña, esto no aporta nada a ninguno de tus objetivos a corto, medio y largo plazo.

¿Si eliminas ese gasto afectaría en algo a tu negocio?

Si la respuesta es NO. Ya sabes qué hacer.

3.2. Reducir gastos que SÍ son necesarios

En tu lista hay gastos que consideras imprescindibles pero seguramente los puedas ajustar de alguna manera para mejorar el beneficio de tu empresa.

Ejemplo 1:

Consideras imprescindible trabajar el marketing digital de tu negocio y para ello tienes contratados varios profesionales para realizar esta tarea, ¿pero te has parado a calcular si te beneficiaría más contratar de forma interna a alguien?

Ejemplo 2:

De todas las herramientas digitales que estás pagando, ¿cuántas realmente estás utilizando de forma habitual y son rentables para ti?

3.3. Mejorar la utilidad de tus gastos

Puede que tengas ciertos gastos de los que no estés sacando todo el provecho que deberías.

No se trata de que disminuyas gastos, sino de que aumente el valor que aportan estos gastos a tus objetivos.

Ejemplo:

Imagina que tienes 2 productos que se venden al mismo precio.

Uno de ellos tiene un coste de producción mayor, por lo que te da un margen de beneficio más bajo.

Si actualmente estás pagando por publicidad en ambos productos, igual te interesa reducir el gasto de publicidad en el que menos beneficio te da y

aumentar ese importe en la publicidad del producto de mayor margen.

Estarás gastando lo mismo, pero conseguirás más ventas con mayor margen por cada euro gastado en publicidad.

IMPORTANTE: Al analizar los gastos y márgenes de tus productos puedes ver que hay productos a los que tienes que subir su precio, porque no son rentables o no has subido su tarifa desde hace varios años.

En este caso, analizar los gastos te lleva a tomar una decisión sobre la gestión de tus ventas.

4. Preguntas frecuentes sobre la reducción de gastos en una empresa

Estas son las dudas más comunes que presentan nuestros clientes y alumnos cuando tratamos la importancia de recortar los gastos de una empresa.

4.1. ¿Cómo sé cuándo están bien definidos mis objetivos?

Para saber si tu objetivo está bien definido existe un método SMART.

Este método te indica con sus siglas lo que tiene que cumplir tu objetivo para considerarse un objetivo bien definido.

Tu objetivo debe ser:

– Specific – Específico
– Measurable – Medible
– Attainable – Alcanzable
– Relevant – Relevante
– Timely – Temporal

Si tu objetivo cumple con estas 5 características, podrás medir sin ningún problema si tus gastos están siendo rentables para tu objetivo o no.

Ejemplo:

Incrementar las ventas de tu negocio un 25% durante este año.

Este objetivo es específico, medible, alcanzable, relevante y temporal.

4.2. No sé cómo diferenciar los gastos imprescindibles de los que no lo son

Diferenciarlos se puede volver una tarea muy difícil cuando no tienes tu negocio bajo control.

Para manejar y reducir tus gastos sin afectar al crecimiento de tu negocio necesitas conocer muy bien lo que te dicen los números de tu negocio.

Para entender lo que te dicen tus números es necesario que tengas como mínimo un Excel creado que te permita ver con mucha claridad dónde debes recortar y dónde debes invertir.

Prepara este Excel incluyendo la estructura de costes de tu empresa, la cual incluye:

• Tu sueldo como autónomo o empresario.
• Sueldos de tus empleados.
• Coste de tus freelance.
• Gastos generales.
• Coste de tus productos.
• Coste de tu precio hora.
• Precios de tus productos/servicios.

Si te interesa aprender a controlar estos parámetros, puedes apuntarte a mi newsletter donde te enseño cada semana nuevos trucos que te ayudarán a gestionar mejor los gastos de tu empresa.

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4.3. ¿Cómo puedo saber si mi problema está en la gestión de los gastos o en la gestión de las ventas?

De forma general puedes ver con claridad si puedes mejorar la gestión de tus gastos analizando tu estructura de costes y la evolución de crecimiento de tus ventas.

Es decir, habiendo aclarado tus objetivos y habiendo priorizado tu lista de gastos.

Pero si tras hacerlo sigues sin ver con claridad cómo reducir los gastos de una empresa y estos recortes no reflejan un cambio significativo, es porque debes hacer un análisis más a fondo de los números de tu negocio, analizando tus costes y ventas.

Seguramente el problema se encuentre en una combinación de mala gestión de tus ventas como en la gestión de tus gastos.

5. Conclusiones

Resumiendo, la gestión de tu negocio parte de las finanzas. 

Necesitas hacer un seguimiento semanal o mensual de los números de tu empresa para tener datos reales de lo que está pasando y poder actuar en el momento correcto con decisiones acertadas.

Por ello, es tan importante analizar los números.

Reducir gastos no es solo cancelar el pago de una domiciliación o devolver un recibo, tienes que tener muy claro cuánto valor aporta ese gasto al crecimiento de tu empresa, ya sea ahora o mañana.

Ejemplo:

Marketing digital dedicado a la creación de marca personal, es un gasto a corto plazo, pero una inversión a largo plazo.

También tienes que esforzarte en aumentar tus ventas, para crecer tus beneficios. Pero, volvemos al tema central de este artículo, debes controlar tus gastos, porque si tus ventas crecen al mismo ritmo que tus gastos, tu beneficio no va a mejorar.

Es importante dedicar unas horas a elaborar cuidar y controlar tu empresa, ganarás tiempo, salud y dinero.

Muchas gracias por dedicar tu tiempo a leerme, por favor, déjame un comentario diciéndome que te ha parecido este artículo y si te ha gustado. 

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