Aunque si lo piensas bien, es fácil de entender.
Estoy segura de que cuando lanzaste tu proyecto, diste prioridad a otras cosas antes que a un plan de organización.
Bien porque todavía no tenías una gran plantilla, o porque no había muchos departamentos que coordinar, o porque no había un gran volumen de tareas.
Claro, ¿por qué te vas a preocupar de algo que será más relevante dentro de… ¿cuánto? ¿Un año?, ¿dos?, ¿cinco?
La realidad es que cuando empezaste con tu negocio preferiste poner tu atención en el presente y no tanto en un día lejano.
Pero el problema es que hoy te has dado cuenta de que ese día ha llegado, el momento en el que necesitas un plan organizacional.
Tu empresa ya ha crecido. Tienes una cartera de clientes sólida, capacidad para mejorar tus líneas de negocio y una plantilla de trabajadores con la que sacar todo adelante.
Y de la misma forma que te preocupas por la estrategia para seguir creciendo, o de las decisiones que tienes que tomar para que tu empresa no se vaya a pique, tienes que hacer más caso al presente que nunca.
Un presente que viene marcado por la organización de tu empresa.
Porque si esta no funciona y si no maximizas la eficiencia, ya sabes lo que va a pasar…
A lo mejor piensas que un plan organizacional solo se trata de tener un horario, diferentes departamentos y empleados con tareas específicas.
Pero va más allá de eso.
Al igual que un reloj, si uno de los engranajes de tu organización no cuadra a la perfección, nada ni nadie seguirá marcando las horas.
Y en el mundo de la empresa, eso significa que siempre te verás obligado a estar encima para supervisar que todo funciona.
Al principio puede que no te importe.
Es tu proyecto al fin y al cabo; y las personas con las que trabajas son compañeros que comparten tus ganas.
Pero eso no quita que haya aspectos que no te convenzan o te hagan dudar:
• Me cuesta delegar trabajo y hacer que todo funcione aún si yo no estoy presente.
• Me doy cuenta de que tengo pocas normas para desempeñar tareas y que estas no siempre se cumplen.
• A veces siento que mis empleados no me toman en serio pero tampoco me gusta imponerme.
• En ocasiones me pregunto si mis empleados están satisfechos con sus puestos o si les asigno las tareas de la manera adecuada.
• No sé cómo premiar el buen trabajo o cómo cortar un aspecto negativo que afecta a mi empresa.
Todas estas dudas con respecto a la organización de tu empresa pueden significar que algo no está funcionando como debería.
Y si es así, quiere decir que la eficiencia de tu negocio está en juego.
Yo sé que muchas empresas no se preocupan de esto hasta que ven que el problema ha desbordado.
Pero es inevitable que una empresa que ya ha crecido necesite asentarse y reforzar su estructura.
Y para eso es hay que realizar la mayor transformación de todas:
Ya no eres una sola persona en tu proyecto.
Ahora existen nuevos retos y la necesidad de delegar en otros para que todo siga funcionando.
Pero siempre tiene que haber alguien que tome el mando y siempre tiene que existir un orden.
Porque, si no, el caos se apodera de tu proyecto.
El problema es que puede que ahora te des cuenta de que no estás tan preparado como te gustaría:
Pero antes de poner una solución a todo esto, tienes que saberlo: la organización de tu proyecto se basa más en ti de lo que crees.
Por eso, siempre que veo este problema, digo lo mismo…
¿Sabes qué es el plan de organización? No solo es un plan que marque las horas o las tareas de cada uno.
Más bien una estructura sobre la que se base toda la actividad de tu empresa.
Ya seas una empresa grande o pequeña, siempre es necesario que haya un orden sobre el que se estructure toda la actividad de tu negocio.
Por eso, el plan de organización busca adaptarse a tu proyecto para que exista ese orden que te acompañe en todo momento:
Descubre cómo estructurar cada uno de los departamentos para maximizar la eficiencia de tu plantilla.
Aprende a asignar presupuestos a cada departamento para dotar a tu equipo de los recursos necesarios y no incurrir en gastos descontrolados.
Establece la jerarquía sobre la que plasmar la misión, visión y valores de tu empresa para crear una mayor cohesión y eliminar el exceso de confianza.
Gana seguridad y mentalidad empresarial para conseguir que las normas se cumplan y ayuden al desenvolvimiento de la actividad.
Mejora la comunicación con tus empleados para saber cómo debes motivarles, valorarles y que sean el arma clave de tu empresa.
Aprende a asignar las funciones de los distintos departamento y empleados para evitar el caos en el cumplimiento de tareas.
Al final, un plan organizacional no es otra cosa más que una herramienta que te permite articular la actividad de tu negocio en el día a día.
Pero también, ayuda a que todos los empleados de la empresa conozcan no solo sus funciones y responsabilidades sino también la del resto de compañeros.
Ramiro Yane, director de Inpylus
Antes de contratar los servicios de Ana mi situación era un auténtico caos. No contaba con un plan estratégico, por lo que me rodeaba la incertidumbre.
Ahora mi situación es muy diferente. Seguimos una serie de estrategias y por fin hay orden, transparencia y previsión ante situaciones de crisis. Me siento tranquilo, acompañado y respaldado en mis decisiones.
Lo que más valoro es la profesionalidad, eficiencia y objetividad de todo el equipo. Con su ayuda he podido llevar a cabo la consolidación de mi proyecto de empresa, sanear el apartado financiero y establecer una estrategia de proyección.
Por todo esto, recomendaría sus servicios a cualquier autónomo que se encuentre en periodo de crecimiento y decida dar el paso a la consolidación de su pequeña o mediana empresa, así como a aquellos negocios que necesiten una organización financiera.
Fizuli Aliyev, fundador de Portatilmovil
Cuando contraté a Ana necesitaba apoyo a nivel de dirección, porque a pesar de que tenía una buena contabilidad no sabía cómo interpretarla ni qué decisiones tomar a nivel de gestión interna.
Con su ayuda creamos un plan de organización, un sistema de salario variable y una programación de reuniones trimestrales. Como consecuencia ha mejorado la relación con mis empleados y el ambiente de trabajo. Además, estamos ideando siempre nuevas líneas de producto y estrategias de precios para mejorar las ventas.
En definitiva, ahora puedo ver la trayectoria con claridad, ahorro tiempo y siento una mayor tranquilidad. Ana se implica en el negocio como si fuera el suyo para conseguir orden a nivel financiero y ofrecer apoyo en la toma de decisiones. Me generó confianza desde un primer momento gracias a la velocidad de sus respuestas, su exigencia y su transparencia.
Si tienes una PYME en estado de crecimiento, te recomiendo sus servicios. Cuando no hacemos las cosas bien en ciertos aspectos nos ayuda a corregirlo, y si las hacemos bien, pero dudamos, nos confirma nuestro acierto y nos quita las dudas.
Miguel Ángel Velasco, fundador de Doctimiza
Recurrí a una asesoría financiera porque mi empresa había crecido en el último año y no teníamos la preparación necesaria para gestionarlo todo.
Además, nos encontrábamos con problemas para implementar un sistema de costes que nos permitiese averiguar el PVP y el margen. Junto a Ana hemos podido avanzar estructurando nuestros servicios, implementando un sistema de costes y realizando un control financiero regular.
Lo que más valoro de Ana es su metodología, su estrategia por fases y su seguimiento mensual. Es capaz de resolver todas las cuestiones que van surgiendo en el día a día.
Recomiendo sus servicios a cualquier PYME que no cuente con un asesor financiero, porque habitualmente tenemos el servicio contable y laboral, pero no nos damos cuenta de la laguna que supone no disponer de un experto en finanzas.
Me llamo Ana Trenza y soy directora financiera estratégica externa.
O lo que es lo mismo, me dedico a ayudar a emprendedores y empresarios a conocer y entender su negocio para tener todo el control, no solo en el futuro sino también en el presente.
Tras 15 años dedicándome a la estrategia financiera, he descubierto que muchos negocios no se han planteado tener un plan de organización con el que asegurar su día a día.
Y en muchos casos, esto se debe a que ni siquiera saben que existe.
Por eso, mi equipo y yo ayudamos a negocios como el tuyo a obtener la claridad necesaria para entender en qué punto te encuentras y cómo puedes aprovechar y mejorar lo que ya tienes.
Elaboramos el plan de organización basándonos en tus finanzas y también en la estrategia que quieras seguir para alcanzar tus objetivos. No podemos crear un plan de organización sin conocer tus recursos ni el camino que quieres seguir en los próximos años.
No ejecutamos ninguna acción de recursos humanos, sino que trabajamos con un profesional con años de experiencia que te ayudará a llevar a cabo las acciones necesarias para mejorar la organización y estructurar tu proyectoy su organización.
Analizamos tu organización desde el punto de vista financiero para saber si los departamentos están bien optimizados en cuanto a recursos y personal. Con ello, elaboramos el presupuesto que te permita maximizar la eficiencia de tu equipo.
La seguridad de que tu negocio funciona aun sin estar tú encima de él todo el tiempo.
Tener departamentos optimizados para que las tareas de unos y de otros no entorpezcan el normal desenvolvimiento de la empresa.
Saber asignar los sueldos en función de la dedicación, calidad y horas de trabajo, entendiendo el gasto que supone para la empresa.
Establecer normas internas de funcionamiento que permitan el orden y eliminar así los excesos de confianza.
Hacer el organigrama de la empresa y plantear así el mapa y la estructura básica.
Evaluar el rendimiento de los trabajadores, conocerles y motivarles en sus puestos.
Y te aseguro que no tiene por qué ser el caos.
La gestión de cualquier proyecto implica orden y para que haya orden deben de existir normas.
Y por eso sé que si sientes que algo escapa a tu control en el día a día de tu empresa, es porque faltan puntos de apoyo.
Solo necesitas encontrarlos y asegurarlos para que todos los engranajes encajen y tu proyecto se sostenga en el tiempo.
Mi empresa es pequeña y tengo pocos departamentos, ¿necesito un plan de organización?
Aunque tu empresa sea pequeña, conviene que haya una estructura que te acompañe en todo momento, y más si quieres seguir creciendo.
Un plan organizacional te ayuda a establecer las bases sobre las que estructurar toda la actividad. En el momento en el que crezcas, el plan de organización te dirá cómo delegar y ramificar las tareas.
No solo las grandes empresas deben tener su plan de organización, pero sí es cierto que cualquier empresa por pequeña que sea, debe pensar en su crecimiento y seguridad futura como un gran negocio.
Si no sois parte de mi empresa, ¿cómo podéis asesorarme desde el punto de vista de la organización?
Gracias al análisis financiero de tu negocio y sabiendo cuáles son tus objetivos en el corto, medio y largo plazo, podemos ayudarte a asignar el presupuesto que refuerce tu estructura para alcanzar los resultados que buscas.
Nosotras te ayudamos a elaborar el presupuesto necesario para no incurrir en pérdidas o gastos que afecten a tu empresa.
No ejecutamos ninguna acción de recursos humanos pero sí que te ayudamos a establecer normas básicas de funcionamiento.
Entonces, ¿qué puntos tenéis en cuenta a la hora de llevar a cabo mi plan de organización?
Por un lado, analizamos la estructura de tu empresa de manera a elaborar el organigrama que establezca la estructura y funciones de cada miembro de tu proyecto.
Por otro lado, te ayudamos a establecer las normas internas con las que debe funcionar tu proyecto. No solo en lo que a horarios o tareas se refiere, sino también en cuanto a las bajas médicas, las vacaciones, la comunicación interna con los empleados o el registro de la actividad.
Y finalmente, te ayudamos a elaborar los diferentes planes retributivos acordes a las funciones y responsabilidades de cada para contribuir a una mayor armonía interna y un ambiente de trabajo más positivo y funcional.
Si es así, entonces necesitas un plan que te ayude a estructurar el día a día de tu proyecto.
Obtén tu plan de organización y consigue el orden que necesita tu empresa.