CÓMO CONTROLAR LOS GASTOS EN UNA EMPRESA

Saber cómo controlar los gastos en una empresa es una tarea muy importante a la hora de gestionarlo, ya que de ello depende tu beneficio. 

De hecho, el control de gastos es uno de los ejes principales de la Estrategia Financiera que debes seguir.

Controlar gastos te ayuda a:

1. Saber cuánto estás gastando cada mes y dónde.
2. Identificar gastos que podrías eliminar o reducir.
3. Incrementar tu rentabilidad.
4. Conocer qué productos son más y menos rentables.

Todo esto te lleva a la posibilidad de identificar nuevas oportunidades de negocio, creciendo aún más y mejorando tu rentabilidad.

¿Cómo puede ocurrir esto?

Te pongo un ejemplo.

Imagina que tienes una tienda de alimentos.

Analizando tus gastos te das cuenta de que hay unos productos especiales que se suelen vender bien y que te son mucho más rentables que los demás.

Entonces, decides poner estos productos en primera línea del mostrador, para que los clientes los vean nada más entrar y también antes de salir.

Tras realizar este cambio, ves que esos productos se empiezan a vender más y más, y que empieza a venir gente que solo busca comprar estos productos.

Gracias a esta situación, tienes más liquidez y decides apostar por la venta online de estos productos. 

Decides invertir en una web y en publicidad en redes sociales y, antes de que te des cuenta, ya estás ganando cuatro veces más vendiendo ese producto online que con el resto de alimentos en la tienda.

¿El resultado final?

Cierras tu tienda de alimentos y te centras en tu nueva línea de negocio, la venta exclusiva de ese producto especial.
Como ves, analizar los gastos no solo te ayuda a recortar gastos sino también te ayuda a encontrar el camino en el que más te conviene invertir para hacer crecer tu empresa.
En los siguientes puntos te enseñaré cómo controlar tus gastos y cómo analizar su rentabilidad para poder sacar el máximo provecho a tu emprendimiento.

1. Claves para analizar los gastos de tu empresa

Llevar el control de los gastos de tu empresa es mucho más sencillo de lo que puede parecer en un primer momento.

Como los gastos deben controlarse e interpretarse en base a las ventas y al beneficio de tu negocio, en este apartado aprenderás las claves para analizar:

• Tus gastos
• Tus ventas
• Tu beneficio

Para ello, te he dejado un Excel al final de este apartado que te puedes descargar para recoger todos tus datos de ingresos, gastos y beneficio.

Para rellenar este Excel que te he preparado debes seguir los siguientes pasos:

1.1. Calcula tus ingresos mes a mes.

Anota en el Excel, mes a mes, tu facturación o ventas mensual para hacer un seguimiento periódico y controlar la evolución de tu empresa.

¿Cómo hacerlo?

Puedes tienes dos opciones:

1.1.1. Anotar las ventas totales

Es la forma más sencilla y rápida. 

Anotas el total de ventas que has facturado a lo largo de todo el mes.

1.1.2. Anotar las ventas por línea de producto o de negocio

Anotas las ventas desglosadas por línea de productos o servicios que puedas tener.

Es más laborioso, pero aporta más información. Sigue siendo igual de sencillo que la anterior opción. 

Calcular las ventas por línea de producto o de negocio te dará una visión estratégica de tu empresa, la cual te ayudará a tomar decisiones a largo plazo.

1.2. Calcula tus gastos mes a mes.

Anota en el Excel, mes a mes, todos los gastos de tu empresa, tales como:

• Compras de materia prima.
• Compras de producto.
• Tu sueldo.
• Sueldos de tus empleados.
• Seguridad Social.
• Alquiler.
• Reparaciones.
• Servicios profesionales: asesor fiscal, contable, community manager, etc.
• Seguros.
• Publicidad: Facebook Ads, Google Ads, etc.
• Suministros: Teléfono, electricidad, agua, etc.
• Otros.

1.2.1. Tu sueldo es un gasto “interno”

No debes olvidar incluir uno de los gastos más importantes en tu Excel: tu sueldo como autónomo. Al principio, cuando emprendes o creas tu empresa, tu sueldo es el principal gasto de tu negocio, por ello, es tan importante que lo incluyas.

Puedes aprender a calcular tu sueldo como autónomo en el siguiente artículo: cómo calcular tu sueldo como autónomo

Es un error muy común no incluirlo a la hora de calcular tus gastos ya que no se trata de un gasto “oficial”.
Ya que realmente para la Agencia tributaria o Hacienda tu sueldo no es un gasto si tú eres autónomo (persona física), ya que tu sueldo lo consideran ganancia o beneficio. 

Sin embargo, sí que es un gasto “interno” que se debe tener en cuenta al gestionar las finanzas de tu empresa como autónomo. 

De hecho, cuando das el paso a crear una sociedad (persona jurídica), tu sueldo sí que será un gasto “oficial”, ya que ante Hacienda la ganancia o beneficio ya no será tuyo, sino que será de tu empresa. Por lo tanto, necesitarás tener un sueldo para recibir dinero de tu empresa.

Por eso, mi consejo siempre es:
Actúa desde ya como si fueras una gran empresa y te convertirás en ella.

Gestiona tu negocio como si fueras una gran empresa para llegar a serlo.

1.3. Calcula tu beneficio mes a mes

Una vez tengas hecho tu listado en el Excel tendrás toda la información necesaria para aplicar las fórmulas que te permitirán tomar el control de tus gastos y de tu negocio.

La primera fórmula que deberás aplicar es la más fácil e intuitiva de todas, una fórmula que seguro que ya conoces:

Ingresos – Gastos = Beneficio.

Esta es la versión más sencilla de una cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias. Esta “resta” es la base de toda Estrategia Financiera o Estrategia de Crecimiento.

Calcular el beneficio te ayuda a saber cuánto estás ganando con tu negocio, algo imprescindible a la hora de entender en qué punto te encuentras y qué decisiones debes tomar.

Para facilitar tu tarea, he preparado un Excel con esta lista de ingresos y gastos ya creada para que solo tengas que rellenar los datos sin preocuparte de nada más.

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2. ¿Cómo organizar los gastos de una forma eficiente?

A la hora de realizar esta lista de ingresos y gastos, es muy importante que tengas los gastos clasificados en diferentes grupos.

La idea es que de un vistazo puedes entender qué grupos están suponiendo demasiado gasto para tu empresa y tendrías que empezar a controlarlos más de cerca.

Los grupos en los que deberías dividir tus gastos son:

1. Costes variables, con los siguientes subgrupos:
   1. Compras (para fabricar tu producto)
   2. Transporte (para vender o fabricar tu producto)
   3. Comisiones de venta
2. Costes fijos, con los siguientes subgrupos:
   1. Tu sueldo
   2. Sueldo empleados
   3. Alquiler
   4. Suministros: teléfono, electricidad, agua, etc.
   5. Servicios profesionales: asesor fiscal, contable, community manager, etc.
   6. Publicidad: Facebook Ads, Google Ads, etc.
   7. Reparaciones
   8. Seguros
   9. Otros

De esta forma, se te debería quedar una tabla de excel parecida a esta:

Ahora que ya tienes toda la información de gastos, puedes identificar qué gastos puedes gestionar para eliminar o reducir, repercutiendo directamente en la mejora del beneficio de tu empresa.

Si crees que tu empresa necesita reducir o eliminar gastos, puedes leer este post donde te hablo en más detalle sobre cómo llevarlo a cabo: cómo reducir los gastos de tu empresa.

3. ¿Cómo saber si una empresa es rentable?

Una empresa es rentable si da beneficio, así de sencillo.

A mayor beneficio, mayor eficiencia en tu gestión.

¿Cuánto beneficio tienes que conseguir para que tu empresa sea más o menos rentable?

Pues esto depende de ti, tanto del objetivo que te hayas fijado como la gestión que realices para conseguirlo.

Yo te aconsejo siempre ser ambicioso con el objetivo de la rentabilidad de una empresa, aunque depende de varios factores, como:

• Tu sector.
• Etapa de crecimiento de tu empresa.
• Estilo de dirección.
• Ciclo económico.

La rentabilidad puede variar desde un 5% hasta un 60%, de ti depende el porcentaje que quieras conseguir.

Una empresa es rentable si da beneficio.

Para analizar tu rentabilidad, es importante que analices la rentabilidad por líneas productos/servicios o líneas de negocio. 

Lo puedes hacer siguiendo estos 2 pasos:

3.1. Separar datos por productos o servicios.

Has de separar los datos de ingresos y gastos para poder calcular la rentabilidad de cada uno de tus productos o servicios.

Al igual que has hecho antes, prepara diferentes tablas de Excel de ingresos, gastos y beneficio para cada tipo de producto o servicios.

De este modo tendrá los datos necesarios para calcular la rentabilidad de cada uno de ellos.

3.2. Aplicar la fórmula de la rentabilidad

Una vez tienes todos los datos, es muy sencillo calcular la rentabilidad de cada uno de tus productos o servicios.

Para aplicar esta fórmula de la rentabilidad necesitas tener los importes de ventas y el beneficio, datos que ya debes tener calculados en tu tabla de Excel.

La fórmula que debes aplicar para saber cuál es la rentabilidad de tus productos o servicios es:

Rentabilidad = (Beneficio/Ventas) x100

Esta misma fórmula debes aplicarla también sobre la lista general de ingresos y gastos de tu negocio, de forma que puedes conocer la rentabilidad general de tu negocio. Así podrás hacer una comparativa y analizar cuáles son más rentables y menos, comparándolos con la media de tu empresa.

¿Qué significa tener, por ejemplo, un 5% de rentabilidad?

3.2.1. Ejemplo de cálculo de rentabilidad

• Ingresos: 100 euros
• Gastos: 95 euros
• Beneficio: 5 euros
• Rentabilidad: 5%

Significa que por cada 100 euros que inviertes en tu negocio, tienes una ganancia final del 5%, es decir, de 5 euros.

También te ayuda a calcular el peso de tus gastos sobre tus ventas:

• De cada 100 euros que vendes 5 euros son beneficio.
• De cada 100 euros que vendes 95 euros son gastos.

¿A partir de qué rentabilidad puedo estar tranquilo?

Eso dependerá de tu tipo de negocio, tal y como hemos visto anteriormente:

• Tu sector.
• Etapa de crecimiento de tu empresa.
• Estilo de dirección.
• Ciclo económico.

Te pongo dos ejemplos de negocios con rentabilidades muy diferentes.

3.2.2. Ejemplo: Negocios con baja rentabilidad

Hay negocios que se dedican a vender productos muy baratos pero en grandes cantidades, esto se conoce como “Estrategia de venta por rotación”.

Este tipo de empresas suelen tener una rentabilidad muy baja, pues su precio de venta del producto es escasamente superior al coste del producto.

Sin embargo, este tipo de empresas sobreviven gracias a vender grandes cantidades de productos, es decir, tener una elevada rotación.

Su mayor punto fuerte son las economías de escala (ahorro de costes por vender grandes cantidades).

Por lo tanto, aunque ganen poco dinero por cada venta, sus ganancias a final de mes pueden ser muy grandes por la cantidad de ventas que realizan. Su rentabilidad puede ser muy baja (en términos relativos o porcentaje) pero tener un gran beneficio (en términos absolutos o euros)

Ejemplo:

• Empresa: Una gasolinera
• Ventas de litros mensual: 10.000.000 litros de carburante.
• Precio de venta por litro: 1 euros.
• Ventas en euros mensual: 10.000.000 euros.
• Rentabilidad: 1%.
  

Aplicando la fórmula de Rentabilidad:

Beneficios = Ventas x Rentabilidad

A final de mes la empresa que factura 10.000.000 euros en ventas por 1%, obtiene un beneficio de 100.000 euros.

Conclusión:

Si quieres trabajar a rentabilidades muy bajas, necesitas ir a volumen o rotación, trabajando muy bien tus economías de escala, de lo contrarios tu negocio no será viable por el bajo margen.

3.2.3. Ejemplo: Negocios con alta rentabilidad

Hay negocios que venden productos exclusivos, que suelen ser muy caros y, por ello, suelen tener pocas ventas cada mes, esto se conoce como “Estrategia de venta por margen”.

Este tipo de negocios deberán tener una rentabilidad alta para poder llevar adelante su negocio.

Ejemplo:

• Tienda de alta costura de bolsos.
• Ventas al mes: 20 bolsos.
• Precio por bolso: 2.000 euros.
• Ventas en euros mensual: 40.000 euros.
• Rentabilidad: 80%.
  

Aplicando la fórmula de Rentabilidad:

Beneficios = Ventas x Rentabilidad

A final de mes la empresa que factura 40.000 euros en ventas por 80%, obtiene un beneficio de 32.000 euros.

Conclusión:

Si quieres trabajar a rentabilidades muy altas, necesitas ir a margen, trabajando muy bien tu marca, exclusividad y calidad, de lo contrarios tu negocio no será viable por el bajo volumen.

Como ves, aunque este negocio tiene una rentabilidad mucho más alta que la empresa de productos baratos, a final de mes gana solo 32.000 euros, en comparación con los 500.000 euros del ejemplo anterior.

Por lo tanto, ¿es malo tener una rentabilidad baja?

No, no es malo.
Todo dependerá del tipo de negocio que tengas.

Lo que sí que debes intentar siempre es aumentar tu rentabilidad lo máximo que puedas sin que afecte al funcionamiento normal de tu negocio, es decir, sin que afecte a tu capacidad de producción ni a tu capacidad de venta, con la gestión eficiente y optimización de tus gastos. 

Esto lo conseguirás aplicando Estrategia Financiera o Estrategia de Crecimiento en tu empresa.

4. Ventajas de presupuestar los gastos de un negocio

Analizar y calcular cómo han ido los meses en tu negocio te sirve para aprender e ir corrigiendo tu camino de crecimiento.

Sin embargo, para llevar el pleno control de tus gastos te falta ir un paso más allá: calcular tus gastos con antelación.

Es decir, ahora que sabes cuánto estás gastando mensualmente y qué gastos son más necesarios y cuáles menos, el siguiente paso es presupuestar tus gastos.

O lo que es lo mismo, planificarlos.

“¿Cómo hago esto?”

El cómo hacerlo es sencillo.
Simplemente haz una estimación de los gastos que has tenido en los meses anteriores, para ver cuánto vas a necesitar gastar los siguientes meses.

¿Por qué es importante tener tus gastos planificados?

Porque tus gastos los utilizas para calcular tus objetivos de ventas. Según los gastos previstos para los siguientes meses, calcularás las ventas que debes conseguir cada mes para cumplir con tu objetivo de beneficio.

5. Preguntas frecuentes 

Ahora voy a resolver algunas de las principales dudas que te pueden surgir tras leer este post.

5.1. ¿Por qué es tan importante controlar los gastos?

La mayoría de los emprendedores solo ponen el foco en las ventas y se olvidan por completo de fijarse en sus gastos.

Y esto es un grave error por dos motivos:

• Porque el beneficio de tu empresa no depende solo de las ventas, sino también de los gastos.
• Porque cualquier estrategia de negocio que no tenga en cuenta los gastos, está dirigida al fracaso, por no tener control sobre su rentabilidad.

Igual es una afirmación un poco dura de escuchar, pero es la realidad con la que me he encontrado muchas veces con mis clientes.

Los gastos marcan cuál es la estructura de tu negocio, y según su tipo de estructura deberás decidir lo siguiente:

• Los precios de tus productos o servicios.
• Los productos o servicios que te interesa más trabajar en tu estrategia de ventas.
• Las ventas que debes conseguir por cada producto para que te sea rentable.
• Etc.

Por lo tanto, tomar todas estas decisiones sin entender cómo funciona tu negocio es un juego de azar que solo te lleva a una situación muy común entre los emprendedores: la sensación de haber perdido el rumbo de tu negocio.

5.2. ¿Cómo puedo aumentar la rentabilidad de mi negocio?

Para aumentar tu rentabilidad solo puedes tomar estos 3 caminos:

1. Aumentar tus ventas
2. Reducir tus gastos
3. Ambas a la vez

Pero lo importante a la hora de aumentar tu rentabilidad es tener en cuenta lo siguiente:

– Tener identificados qué productos o servicios son los más rentables

Debes analizar si te interesa poner tu esfuerzo de ventas en los productos más rentables, dejando en un segundo plano los productos que son menos rentables.

– Entender cómo afecta cada uno de tus gastos en tu negocio

Si sabes cómo se relacionan tus gastos con las ventas de tus productos puedes mucho más fácilmente entender qué gastos son necesarios y cuáles no tanto.

Normalmente los emprendedores tienen muy descuidados sus gastos, por lo que cuando deciden invertir tiempo en analizarlos y recortarlos, experimentan un crecimiento directo y significativo en las ganancias de su negocio.

A veces solo un pequeño cambio en la gestión puede generar una gran diferencia.

5.3. ¿En qué me tengo que basar para planificar mis ventas y mis gastos?

Al analizar tus ventas, gastos y beneficio, vas a tener una extraordinaria fuente de información, vas a entender todo lo que ha pasado hasta ahora en tu negocio.

El problema con el que te sueles encontrar es la falta de hábito al planificar porque no tienes o no sabes:

• Los datos de ventas y gastos actualizados.
• Cómo interpretar los datos.
• Tomar decisiones basadas en esos datos.

Con todo lo que has leído hasta ahora puedes empezar ya a generar un gran cambio en tu negocio.

Si estás interesado en aprender más trucos para gestionar tu negocio, inscríbete en mi newsletter donde cada jueves te doy nuevos consejos para hacerte un experto en la gestión de tu negocio.

6. CONCLUSIONES

Desde que un emprendedor empieza su negocio pone el foco en todo momento en conseguir más y más ventas.

Esto está bien cuando tu negocio empieza, pero no cuando ya tienes ventas recurrentes y tu negocio está en fase de crecimiento.

En este momento, lo que necesitas para crecer ya no es conseguir más ventas “porque sí”, sino empezar a controlar tus gastos y tomar decisiones de crecimiento en base a ellos.

Espero, de corazón, haberte ayudado con ello.

¡¡Muchas gracias por dedicar tu tiempo a leerme!!

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